経理業務の効率化と自動化を進めるポイント｜課題解決の具体例と導入手法のメリットを比較

経理業務の効率化で直面しやすい課題と得られるメリット

経理業務の効率化を進める第一歩は、現場を圧迫している要因を正しく把握し、効率化によって目指すべき姿（メリット）を明確にすることです。

アナログな商習慣や特定の担当者に依存した体制が残っていると、業務負担が増大するだけでなく、企業の成長を阻害するリスクにもつながります。

ここでは、経理業務の効率化で直面しやすい課題と得られるメリットについて、詳しく解説します。

紙・ハンコ依存や属人化など効率化を阻む主な課題

経理業務では、職場の環境や業務の流れによって属人化が進んでしまうことがあります。そのなかでも、多くの企業で経理の効率化が阻まれる主な原因として、以下のケースが挙げられます。

• 紙やハンコに依存したアナログな運用：他部署から回ってくる請求書や領収書が紙ベースであり、押印や手入力の手間が発生している。
• 業務の属人化（ブラックボックス化）：専門知識を要するため「特定の人しかやり方がわからない」状態になり、担当者の不在時や退職時のリスクが高まっている。
• 法改正による作業量の増加：インボイス制度や電子帳簿保存法に伴い、記載要件の確認や適切なデータ保存など、従来のフローに新たなチェック工程が上乗せされている。

このような課題を抱えている場合は、早期に改善へ向けた対策を検討することが重要です。

手作業の削減やヒューマンエラー防止など現場・経営面のメリット

経理業務で発生している属人化を防ぐためには、効率化や自動化を図る必要があります。経理業務の効率化・自動化を実現することで、現場と経営にもたらされるメリットとしては、下記のような内容が挙げられます。

• 現場面のメリット：手入力や目視確認の手間が減り、転記ミスや漏れといったヒューマンエラーの削減につながります。また、月末月初の残業時間が大幅に削減され、チーム全体の負担が軽減されるでしょう。
• 経営面のメリット：月次決算の早期化が実現し、タイムリーな財務データを経営判断に活かせるようになります。さらに、定型作業から解放された経理人材が、資金繰り改善や経営分析といった高度なコア業務へ注力できるようになるでしょう。

なお、経理業務の効率化では、AI（OCRやSaaS製品）やRPAなどのITツールを活用する方法もありますので、次章で具体例とともにご紹介します。

自動化・効率化しやすい経理業務の具体例

経理業務のなかには、ルールが明確で繰り返しの作業が多く、ITツールやシステムと相性がよい工程が多数存在します。自社の経理業務に合うITツールやシステムを導入すれば、業務効率化を図り、属人化やヒューマンエラーなどのトラブル防止につながるでしょう。

ここでは、特に自動化・効率化のインパクトが大きく、導入効果を実感しやすい3つの業務について、具体的な改善イメージを解説します。

請求書の入力・会計システムへの転記

取引先から受領した紙やPDFの請求書情報を会計システムや基幹システムへ手入力する作業は、時間と手間がかかる典型的な定型業務です。

この工程は、AI-OCR（光学文字認識）とRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を連携させることで効率化につながります。

AI-OCRが請求書の記載内容（取引先名、金額、日付、税率など）を高精度で読み取り、テキストデータ化します。さらにRPAを組み合わせることで、取得したデータを会計システムへ入力・転記する作業の自動化も可能です。これにより、手入力作業の削減につなげられます。

【RPA×AI-OCRの活用事例】
AI-OCRとRPAの連携事例や導入のポイントをまとめた資料もあわせてご覧ください。

「RPAから見えてきた課題を解決！ ～業務効率化を促進する、AI-OCR×RPA連携導入事例のご紹介～」はこちら

交通費や経費申請データの照合・チェック

全社から上がってくる交通費申請や経費精算書のチェック作業は、申請ルートの確認や領収書との整合性確認など、膨大な目視作業が発生します。

交通費精算においては、乗換案内エンジンと連動した経費精算システムを導入すれば、訪問先を入力するだけで最適な運賃が自動計算され、水増し申請や計算ミスを防ぎやすくなります。また、クレジットカード明細や交通系ICカードのデータを自動連携させれば、申請者・承認者双方の入力や確認の工数を削減できるでしょう。

入金データの確認と消込作業

銀行口座の入金明細と発行済み請求書データを照合し、売掛金を消し込む作業は、金額の一致だけでなく振込人名義と取引先名が異なるケースがあるなど、確認に時間がかかります。

その対策としてWeb APIなどで口座明細を自動取得し、請求データと突合する「自動消込ツール」やRPAを導入すれば、一致するデータを一括で自動処理できます。担当者は不一致データや例外的な入金の確認作業に集中しやすくなるでしょう。

経理業務を効率化する具体策とツール・サービスの選び方

経理の効率化手法には複数の選択肢があり、自社のIT環境や予算、抱えている課題によって最適なアプローチは異なります。

ツールを導入する前に、まずは入力フォーマット・記述ルールの統一や、締め日・提出期限ルールの見直し、段階が多すぎる承認フローの簡略化といった観点から、社内ルールの標準化を進めることが成功の鍵になります。

そのうえで、自社の規模や課題、予算・既存システムなどの制約条件に合わせて、効率化手段やツールを選定します。

例えば予算を抑えて、一部作業を効率化したい場合は「Excel（マクロ・関数）」、既存のオンプレミス型システムや基幹システムを変更できない場合は「RPA」、業務フローそのものを刷新・標準化したい場合は「SaaS」、そもそも社内のリソースが不足しており、実務そのものを外部へ委託したい場合は「BPO」を選択するのが現実的です。自社の制約条件に合わせて最適な手法を組み合わせましょう。

各手法の特徴については、下記の比較表にまとめました。

Excel（マクロ・関数）の活用

関数（VLOOKUPやXLOOKUPなど）やVBA（マクロ）を活用し、既存の集計作業を自動化する方法です。この方法を導入すれば、データを集計したり帳簿をつけたりと、情報を整理しやすくなります。

新たなツールの導入コストをかけずに即座に取り組めるメリットがありますが、複雑なマクロを組みすぎると作成者しか修正できない「ブラックボックス化」を招くリスクがある点に注意が必要です。

【関連記事】
RPAとマクロの違いとは？共通点や特徴・活用シーンを比較

クラウド会計ソフト（SaaS）の導入

経費精算、請求管理、会計システムなどをクラウド上で一元管理する手法です。

銀行口座やクレジットカードとの連携、AIによる自動仕訳提案機能などを備える製品もあり、経理業務全般の標準化と効率化を同時に実施しやすくなります。インボイス制度における登録番号の照合や複雑な税区分判定といった法改正対応なども、製品によってはベンダー側での自動アップデート対応があるため、現場の運用負担を増やすことなく、スムーズな処理が可能となるでしょう。

ただし、導入コストやソフトによる機能性の違いがあるため、事前にどのようなソフトであるかや、自社の運用規模に合わせた見積もり・シミュレーションを行っておくと安心です。

RPAによる自動化

RPAは、パソコン上の定型操作をロボットに覚えさせて自動実行する技術です。

「クラウド会計ソフトに移行できない既存の自社基幹システムがある」「複数のシステムやWebサイト間を往復してデータを転記・照合している」といった場合に活用できます。

API（異なるシステム同士をデータ連携させる仕組み）が用意されていないようなレガシーシステム（オンプレミス型や長年運用している古い基幹システムなど）同士でも、RPAであれば人間と同じように画面を直接操作して入力を行える場合があるため、システムを大規模改修することなく手作業の自動化につながります。

なお、経理業務でのRPAの活用例や導入時の注意点については、以下の関連記事でも詳しく紹介していますのであわせてご覧ください。

経理業務向けRPA導入事例！自動化ツールを導入した業務効率化の成功事例を紹介！

アウトソーシング（BPO）の活用

アウトソーシングとは、記帳代行や振込作業、請求書発行などの実務プロセス自体を外部の専門業者へ委託する方法です。

重要判断や最終承認（例：支払いの最終決裁、決算数値の承認、例外的な取引の適否判断）は社内にとどめつつ、事前ルールやマニュアルに沿った確認・照合・データ入力作業などを外部に切り出します。

社内の作業ボリューム自体を直接減らせるため、急な退職による「ひとり経理」のリスク回避や、コア業務への集中を迅速に実現したい企業に適しています。

ただし、依頼する業者によってコストや対応する範囲が異なるため、事前確認を行ったうえで利用するか検討する必要があります。

経理業務の効率化を進める4ステップ

効率化を進める際は、いきなり高額なシステムを導入するのではなく、順を追って段階的にプロジェクトを推進することが重要です。準備せずにシステムを導入しても、うまく活用できず、トラブルの原因になる可能性があります。

経理業務の効率化を進めるためには、主に4つのステップで進めていきます。

ステップ1：業務の洗い出しと課題の可視化

まず、現在経理チームが行っているすべての業務を書き出し、「誰が・何を・どれくらいの時間をかけて行っているか」を棚卸しします。

各業務の発生頻度（日次・月次・年次）や、どこにボトルネック（作業遅延や手戻り）が発生しているかを客観的な数値として可視化しましょう。

ステップ2：不要な作業の削減と業務ルールの見直し

可視化した業務に対し、ECRS（イクルス）の原則を当てはめて見直しを行います。

1. Eliminate（排除・削減）：慣習で行っていた無駄な資料作成や不要な確認工程をやめられないか？
2. Combine（結合）：別々に行っていた入力作業をまとめられないか？
3. Rearrange（再配置・交換）：作業の順序を入れ替えることで手戻りを減らせないか？
4. Simplify（簡素化）：複雑な承認ルートやフォーマットをシンプルにできないか？

ツールを導入する前に、まずアナログなルールの簡略化と標準化を図ることが失敗を防ぐ重要なポイントです。

ステップ3：自社に合ったツール・サービスの選定

次は整理された業務に対して、課題解決に最適な手法（SaaS、RPA、BPOなど）を選定します。

選定時は機能面だけでなく、「現場の担当者が直感的に使いこなせるか」「既存の基幹システムとスムーズにデータ連携できるか」「セキュリティ要件を満たしているか」といった実用面を重視して比較検討します。

ステップ4：小さく試し、効果を確認しながら運用を定着させる

いきなり全業務・全社規模で導入するのではなく、特定の部署や一部の定型業務（例：交通費精算のみ、請求書入力のみ）からスモールスタートする意識も重要です。

トライアル期間中に削減できた工数やミス削減効果を数値で確認し、現場からのフィードバックを受けてマニュアルを整備したうえで、徐々に適用範囲を広げて定着させます。

経理業務の効率化でよくある失敗と対策

業務効率化プロジェクトは、ツールを導入するだけで完了するわけではありません。導入した後の対応によって、業務効率化を図れるかどうかが決まります。

効率化プロジェクトが途中で頓挫したり、期待した効果が得られなかったりするケースには共通の原因が存在します。あらかじめ失敗パターンと対策を把握しておきましょう。

業務整理不足や現場視点の欠如といった典型的な失敗例

経理業務の効率化のため、ツールを導入しても失敗するケースがあります。その典型的な失敗例は、下記のとおりです。

• 現状の業務整理をせずにツールを導入した：乱れた業務フローのままIT化しようとした結果、システム側で対応できず現場が混乱した。
• 現場の使いやすさを無視して選定した：ITリテラシーへの配慮が不足しており、現場が使いこなせず従来の紙運用に戻ってしまった。
• 運用ルールやマニュアルが未整備：導入後のガイドラインが明確になっておらず、新しいツール内で表記揺れや誤入力が頻発した。

基本的に、業務効率化のためのツールを導入する前には、経理業務の棚卸しを行う必要があります。棚卸しをしないと、どんなツールで、どの業務の効率化を図るのか判断できません。

また、ツールを導入しても、従業員が正しく活用できないと効率化は実現できません。必ず、運用ルールやマニュアルを整備し、適切に運用できる状態をつくることが重要です。

段階的な導入や社内連携などプロジェクトを成功させるポイント

経理業務の効率化を成功させるためには、いくつか押さえておきたいポイントがあります。主なポイントは、下記のとおりです。

• 他部署や経営陣を巻き込む：経費申請や書類提出を行う他部署に対して、運用変更の必要性やメリットを丁寧に説明し、理解を得る。
• スモールスタートと定着化：小さく始めて成功体験を作り、削減できた時間を実感してもらいながら社内浸透を図る。
• 専門パートナーのノウハウ活用：自社内だけでツール選定やシナリオ構築を行うのが難しい場合は、導入支援実績の豊富な外部パートナーの知見を活用する。

いきなり業務効率化のためにツールを導入しても、従業員は混乱し、正しく扱えない可能性があります。そのため、段階的な導入を図り、使用感を確認し、運用変更の理解を求めることが大切です。

まずはスモールスタートで社内の理解を深めてからツールの定着化を図り、最終的に社内全体で情報を共有していく必要があるでしょう。

経理業務の効率化に関するよくあるご質問

Q.経理業務の効率化を進めたいのですが、まず何から手をつけるべきでしょうか？

A:いきなりツールやシステムを導入するのではなく、まずは「業務の棚卸しと可視化」から始めてください。誰が・どの業務に・どれくらいの時間をかけているかを整理し、不要な確認工程や不要な作業を削減し、業務ルールを標準化したうえで、課題に合ったツールの選定を進めるのが成功の近道です。

Q.経理業務の効率化にはどのような事例がありますか？

A:たとえば、請求書情報の入力・転記、経費申請の確認、入金データの照合・消込などは効率化しやすい業務です。AI-OCRやRPA、クラウドサービスなどを活用することで、手入力や確認作業の削減につなげられます。

Q.AIは経理業務のどのような場面で活用できますか？

A:AIは、AI-OCRによる請求書や帳票の読み取りだけでなく、情報の整理や確認作業など、経理業務のさまざまな場面で活用が広がっています。承認フローなどでも、判断に必要な情報を整理したり、確認作業を補助したりする使い方が考えられます。まずは自社の業務を整理し、AIを活用しやすい作業から検討するとよいでしょう。

Q.経理業務の効率化はコンサルティング会社などに相談できますか？

A:はい。自社だけでは業務の整理やツール選定が難しい場合は、外部の専門家や支援会社に相談する方法があります。現状の業務を整理したうえで、自社に合った効率化の方法やツールを検討する際に活用できます。

まとめ

経理業務の効率化は、単なる残業削減にとどまらず、手戻りの防止や月次決算の早期化、さらには経営基盤の強化に直結する重要な取り組みです。
効果的な推進のポイントは以下のとおりです。

• まず現状の「業務の棚卸し」とルールの標準化（ECRS）から始める
• 自社の課題やシステム環境に合わせて、SaaS・RPA・BPOなどの最適な手法を選択する
• 特定業務からの「スモールスタート」で段階的に運用を定着させる

自社だけで業務の洗い出しやツールの選定、RPAのシナリオ作成を進めるのが難しい場合は、外部の専門パートナーの手を借りるのも有効な手段といえるでしょう。

ヒューマンリソシアでは、お客さまの経理業務の課題に合わせた各種自動化ツールや伴走型サポートをご提供しています。

「自社にどの手法が合うか相談したい」「RPAやAI-OCRを具体的に試してみたい」という方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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