不動産業界のRPA導入事例｜賃貸・売買業務の自動化事例から見るRPA活用のヒント

                                                                                                                                                                                  2025.06.30-          

不動産業界のRPA導入事例をもとに、賃貸・売買に共通する業務自動化例や活用のメリット・デメリットを徹底解説。
RPA活用のコツや検討段階で知っておきたいポイントなどをご紹介します。
業務負荷軽減や人材不足の解消につながるヒントになれば幸いです。

目次

• RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは？
• 不動産業界における課題とは？RPAが注目されている背景
• 不動産業界でRPAを活用するメリット・デメリット
• RPAによる不動産業務の効率化｜賃貸・売買それぞれで役立つ自動化例をご紹介
• 不動産業界でのRPA導入事例｜活用のコツ
• 自社でもRPA導入は可能？｜不動産業界における検討段階で知っておきたい3つのポイント
• まとめ

 RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは？

RPA（Robotic Process Automation）とは、人がコンピューター上で行っている定型的な業務をソフトウェアロボットにより自動化する技術です。
たとえば、Excelへのデータ入力やシステム間での情報転記など、繰り返し発生する事務作業を代行することができます。
これにより、業務の正確性やスピードが向上し、人的ミスの削減や作業時間の短縮が期待できます。専門的なプログラミング知識がなくても導入しやすい点も特徴です。

不動産業界における課題とは？RPAが注目されている背景

不動産業界では、慢性的な人手不足やアナログ作業の多さが課題となっています。
実は日本の不動産業界の多くは、従業員3名以下の小規模事業者が占めており、その割合は全体の8割以上にも上るという調査結果（※1）がでています。また、国土交通省の統計でも、従業員10名未満の事業所が全体の9割以上を占めており、不動産業界がいかに少人数体制で運営されているかがわかります。（※2）
このようなデータからもわかるように、不動産業界は、特に小規模事業者が多いため、少人数でも効率的に業務を回せる手段としてRPAに注目が集まっています。次に、RPAが普及しやすい業界構造を見ていきましょう。


※1　出典：公益社団法人 全国宅地建物取引業協会連合会／公益社団法人 全国宅地建物取引業保証協会 「令和２年度　中小不動産業者のあり方に関する調査研究報告書」を元に作成

※2　出典：国土交通省「不動産業ビジョン2030 補足資料」

不動産業界における課題

不動産業界は、少子高齢化による人材不足、複雑で煩雑な業務内容、そしてデジタル化の遅れといった構造的な課題を抱えています。特に中小規模の事業者が多く、限られたリソースで業務をこなす必要があるため、人的・時間的コストの負担が大きくなりがちです。こうした状況の中、いかに効率よく業務を進めるかが業界全体の共通課題となっており、RPAのような自動化技術への期待が高まっています。

課題①　慢性的な労働力不足

不動産業界では、60歳以上の就業者が約半数を占めるなど、顕著な高齢化が進んでいます。平均年齢が高く、若年層の入職者が少ない傾向がみられ、また、ベテラン世代の引退も重なり、慢性的な人材不足が深刻です。特に中小規模の企業では、1人あたりの業務負担が大きくなる傾向にあり、採用しても定着しにくいという問題も抱えています。これにより、人手が足りず新規事業への取り組みや顧客対応にも限界が生じるなど、事業の持続可能性にも影響が出ています。

課題②　過剰な業務負荷

不動産の現場では、物件情報の登録や更新、契約書類の作成、顧客対応など日常的に膨大な業務が発生します。繁忙期にはそれらが一気に重なるため、残業が常態化しやすく、社員のモチベーションや健康にも悪影響を及ぼします。また、多岐にわたる業務には担当者ごとの対応に頼る場面も少なくなく、効率化や業務の標準化が進みにくいのが実情です。こうした状況では、人的ミスや顧客対応の遅延などが発生しやすくなります。

課題③　アナログ作業の残存

現在も多くの不動産会社では、FAXでのやりとりや紙の資料管理といったアナログな業務が多く残っています。物件情報の共有や契約関連書類の管理も手作業が中心で、デジタル化が進んでいない企業では業務の属人化やミスが発生しやすい状況です。データの転記や書類の整理に時間がかかり、本来注力すべき営業や顧客対応に時間を割けないという課題にもつながっています。デジタル化の遅れが、業務全体の効率を阻む要因となっています。

不動産業界でRPAが普及されている背景

不動産業界は、資本金1千万円未満の法人が全体の約64％、従業員10名未満の事業所が9割以上を占めるなど、小規模事業者が多数を占める構造になっています。



出典：国土交通省「不動産業ビジョン2030 補足資料」

人材や時間といったリソースが限られる中で、業務の効率化は喫緊の課題です。こうした背景から、定型業務を自動化できるRPAが現場レベルで注目され、導入が進んでいます。大きな投資をせずに省力化を実現できる点が、小規模事業者にとって大きな魅力となっています。

不動産業界でRPAを活用するメリット・デメリット

RPAは、不動産業界における業務の効率化や人手不足の解消に大きく貢献します。業務時間の短縮やミスの削減によって、社員がより付加価値の高い仕事に集中できる環境づくりが可能です。一方で、導入・運用には一定のコストやメンテナンス対応が求められますが、小規模な業務から段階的に進めることでリスクを抑えながら活用できます。工夫次第で、デメリットは十分に解消できるという点も特徴です。

不動産業界でRPAを活用するメリット

RPAの活用により、物件管理や契約書類の作成、顧客情報の登録といった定型業務を自動化でき、人手をかけずに正確な処理が可能になります。これにより、業務のスピードが向上し、社員が営業や顧客対応などのコア業務に集中できるようになります。また、人的ミスの削減や業務の属人化防止にもつながり、組織全体の生産性向上が期待できます。中小企業でも導入しやすいのが特徴です。

業務負荷の軽減・人材定着率向上

RPAの導入により、基幹システムや物件管理ソフト上での物件情報の入力や契約書類の作成といった反復的な作業を自動化できるため、担当者の負担が大幅に減少します。業務効率が上がることで残業時間の削減やストレス軽減につながり、職場環境の改善にも寄与します。結果的に、社員の離職リスクを抑え、長く働ける職場づくりに貢献します。特に少人数で多くの業務を担う中小企業にとって、RPAは人材定着のための有効なツールといえます。

顧客満足度の向上

RPAを活用すると、顧客対応のスピードや正確性が格段に向上します。たとえば、内見予約の自動通知や、希望条件に合致する物件の自動提案などを迅速に行えるようになります。これにより、待ち時間の短縮やレスポンスの質の向上が実現し、顧客からの信頼を得やすくなります。業務に余裕ができることで、担当者が一人ひとりの顧客に向き合う時間も増え、結果としてサービス全体の質が上がっていきます。

ヒューマンエラーの削減

書類作成やデータ入力などの定型業務は、手作業の場合、記入ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。RPAを導入することで、あらかじめ設定したルール通りに処理が行われるため、こうしたミスを大幅に減らすことが可能です。特に重要事項説明書や契約書類といった法的な正確性が求められる業務において、RPAは業務品質の安定化に大きく貢献します。

不動産業界でRPAを活用するデメリット

RPAは導入による効果が大きい一方で、初期費用や運用体制の整備が必要になる点は無視できません。また、業務フローの見直しや関係者間の理解促進など、現場への定着には一定の工夫が求められます。RPAが適用できるのは「定型的な業務」に限られるため、すべての業務が自動化できるわけではない点にも注意が必要です。ただし、段階的に導入すれば、コストや運用面の負担を抑えながら活用することが可能です。

導入・運用コスト

RPAを導入する際には、ツールのライセンス料や構築費用、操作研修などの初期投資が必要です。また、運用を続ける上での保守費用や改善作業にかかるランニングコストも発生します。ただ、定型業務の自動化によって大幅な工数削減が見込まれるため、長期的に見ると費用対効果は十分に期待できます。まずは1つの業務から試験的に導入し、効果を検証しながら徐々に対象業務を広げることで、リスクを抑えながら導入できます。

メンテナンスの必要性

RPAは導入後も完全に放置できるわけではなく、業務フローやシステムの変更に合わせたメンテナンスが必要です。たとえば、画面のレイアウト変更や入力項目の追加があると、RPAが動作しなくなる可能性があります。ただし、あらかじめ運用ルールや管理体制を整えておけば、定期的なチェックや軽微な修正で安定運用が可能です。自社内で担当者を育成したり、外部サポートを活用することで、運用負荷を軽減することもできます。

RPAによる不動産業務の効率化｜賃貸・売買それぞれで役立つ自動化例をご紹介

不動産業界では、賃貸・売買を問わず多くの事務作業が発生します。物件情報の登録や契約書の作成、顧客対応など、繰り返し発生する業務をRPAで自動化することで、大幅な効率化が可能です。実際の現場では、システム間のデータ転記やメール配信、帳票作成などを自動化するケースが増えており、業務の標準化や属人化の解消にもつながります。

RPA自動化例①　物件管理業務

不動産業界では、物件情報の登録や更新作業が日常的に発生します。これらの作業は手作業で行うと時間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。RPAを活用することで、物件情報の登録・更新作業を自動化し、作業時間を大幅に短縮できます。

物件情報の登録・更新

不動産業務において物件情報の登録や更新は頻繁に発生する作業ですが、1件ごとに複数のシステムやポータルサイトに同じ情報を入力するのは時間も手間もかかります。RPAを活用することで、基幹システムから必要な情報を自動で抽出し、各媒体に一括で反映させることが可能になります。入力ミスや反映漏れも防げるため、業務の精度とスピードが向上し、担当者の負担も軽減されます。

競合物件のデータ収集・分析

競合他社の物件情報を収集・分析する作業は、マーケティング戦略の立案において重要です。従来は手作業で行われていたこれらの作業も、RPAを活用することで自動化が可能です。たとえば、RPAを導入することで、競合他社の物件情報を自動で収集し、価格帯や掲載内容を一覧化することができます。これにより、分析レポートも定型フォーマットで自動生成でき、判断材料をタイムリーに入手できるようになります。

RPA自動化例②　契約関連業務

不動産業界では、契約書の作成に多くの時間と労力がかかります。RPAを導入することで、入居者情報や物件情報をシステムに入力された内容をもとに、あらかじめ定義されたフォーマットに沿って、契約書類を自動で作成することが可能です。これにより、手作業によるミスの削減や作業時間の短縮が期待できます。

契約書の作成

不動産業界では、契約書の作成に多くの時間と労力がかかります。RPAを導入することで、入居者情報や物件情報をシステムに入力された内容をもとに、あらかじめ定義されたフォーマットに沿って、契約書類を自動で作成することが可能です。これにより、手作業によるミスの削減や作業時間の短縮が期待できます。

重要事項説明書の作成支援

重要事項説明書の作成は、不動産取引において法的に求められる重要な業務です。従来は手作業で行われていたこれらの作業も、RPAを活用することで効率化が可能です。たとえば、物件情報や法令上の制限事項などを自動で収集し、定型フォーマットに入力することで、重要事項説明書の作成を支援できます。これにより、作業時間の短縮やミスの削減が期待でき、業務の効率化に寄与します。

RPA自動化例③　顧客管理・メール配信

不動産業界では、顧客情報の管理やメール配信業務が日常的に発生し、手作業による対応は時間と労力を要します。RPAを導入することで、これらの業務を自動化し、効率化が図れます。たとえば、顧客の属性や行動履歴に基づいて、適切なタイミングで物件情報やキャンペーン情報を自動でメール配信することが可能です。

顧客情報の登録・更新

不動産業界では、顧客情報の登録や更新作業が日常的に発生し、手作業による入力ミスや作業時間の増加が課題となっています。RPAを導入することで、PDFやExcelなどの書類から、顧客情報（氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど）を自動で抽出し、システムへ正確に登録することが可能です。これにより、作業時間の短縮とヒューマンエラーの削減が期待できます。また、顧客属性や成約状況に基づいたDMやメールの自動配信も実現でき、顧客満足度の向上につながります。

物件情報や内見案内のメール配信

物件情報や内見案内のメール配信は、タイミングと内容の適切さが顧客満足度に直結します。RPAを活用することで、顧客の属性や行動履歴に基づいたパーソナライズされた情報を、最適なタイミングで自動配信することが可能です。たとえば、新着物件情報や内見可能日の案内を自動で送信することで、迅速な対応が実現し、成約率の向上が期待できます。また、RPAは24時間稼働できるため、営業時間外でも自動応答や一次的な情報提供が可能となり、顧客満足度のさらなる向上につながります。

RPA自動化例④　社内事務業務

不動産業界の社内事務業務では、請求書処理や経費精算、データ集計など、定型的で繰り返しの多い作業が多く存在します。これらの業務をRPAで自動化することで、作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減が期待できます。たとえば、請求書の内容を自動で読み取り、会計システムへ入力するプロセスをRPAで実現することで、手作業による入力ミスを防ぎ、業務の効率化が図れます。また、データ集計や報告書の作成も自動化することで、社員はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

システム間のデータ転記

不動産業界では、物件管理システム、顧客管理システム、会計ソフトなど複数のシステムを使用しており、これらの間でのデータ転記作業が発生します。手作業での転記は時間がかかり、ミスの原因にもなります。RPAを活用することで、たとえば物件情報を管理システムから会計ソフトへ自動で転記することが可能となり、作業時間の短縮と正確性の向上が期待できます。これにより、社員はより重要な業務に集中できるようになります。

売上・顧客データの集計

売上や顧客データの集計は、経営判断や営業戦略の立案に欠かせない業務です。しかし、複数のシステムからデータを収集し、手作業で集計するのは時間と労力がかかります。RPAを導入することで、各システムから必要なデータを自動で抽出し、集計・レポート作成までを自動化できます。これにより、迅速で正確な情報提供が可能となり、業務効率の向上につながります。

不動産業界でのRPA導入事例｜活用のコツ

不動産業界では、業務の効率化や人手不足の解消を目的にRPAの導入が進んでいます。RPAを活用して業務を効率化するには、ツールの性能だけでなく「どう社内に浸透させるか」が重要です。つまり、技術だけでなく、組織としての取り組み方や運用体制の整備が成功の鍵を握っています。実際に成果を上げている企業では、現場主導で小さく始め、継続的に改善しながら社内展開を進めているのが特徴です。ここでは、そうした実践例として、ミサワホーム株式会社のRPA活用の工夫をご紹介します。

各部門が自ら開発できる”部門主導型”への転換／ミサワホーム株式会社

ミサワホーム株式会社では、RPA導入初期においてIT部門が中心となって開発を進めていましたが、リソース不足や開発の遅延といった課題が浮上しました。そこで、各業務部門が自らRPAを開発・運用する「部門主導型」への転換を図りました。

この新たな体制では、各部門にRPA開発者を育成し、現場の業務に精通した担当者が自らの手で自動化を進める仕組みを構築しました。これにより、現場のニーズに即した迅速な対応が可能となり、RPAの活用が加速しました。

また、社内展開を円滑に進めるため、共通シナリオの標準化や運用ルールの整備を行い、属人化を防ぐ体制を整備しました。さらに、RPA未導入部門に対しては「まず1本作ってみる」というアプローチで、作成のサポート活動をIT部門が行っています。
この取り組みにより、半年間でRPAに参画する部門やグループ会社の数が約2倍に増加し、全社的な生産性向上に寄与しています。

▼詳しい事例を知りたい方はこちら
RPA活用における社内活動や工夫した点などをインタビューしています！
真の業務部門主導型への扉を開けるために／ミサワホーム株式会社
～カギとなったのは部門主導での推進を後押しするサポート体制だった～

自社でもRPA導入は可能？｜不動産業界における検討段階で知っておきたい3つのポイント

RPAの導入は大規模な企業だけでなく、中小規模の不動産会社でも十分に可能です。
検討段階で押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

① 小さな業務からのスモールスタートが可能

最初から全業務を自動化しようとせず、手間がかかっている単純な作業から始めることで、導入へのハードルを下げることができます。たとえば、ポータルサイトへの物件情報の転記や契約書の一部作成など、業務手順が明確で繰り返し行われる作業が最適です。最初の成功体験を積むことで、社内の理解と協力も得やすくなり、RPA導入を段階的に進めることが可能になります。

② 現場主導でも始められる体制づくり

RPAは専門のエンジニアがいなくても、現場の担当者自身が構築・運用を行える仕組みが整ってきています。実際に、多くの企業では「現場で困っている作業」を洗い出し、自部門でRPAシナリオの開発を進める“部門主導型”の運用が効果を上げています。こうした体制を整えることで、業務改善のスピードも上がり、RPA活用がより現実的な選択肢になります。

③ コスト・リスクを抑えてトライアル導入

初めてのRPA導入では、いきなり大規模な投資を行うのではなく、無料トライアルや期間限定の小規模導入からスタートするのが効果的です。たとえば、WinActorではトライアル環境が提供されており、自社の業務に適したツールかどうかを検証しながら進められます。
また、Power Automate for desktopは、Windows 10以降のユーザーであれば無料で利用できるため、手軽にRPAを体験する手段としても有効です。これにより、導入効果を見極めながら、不要なコストや失敗リスクを最小限に抑えることができます。

まとめ

不動産業界におけるRPAの導入は、業務負荷の軽減や人材不足への対応、ヒューマンエラーの削減といった多くのメリットをもたらします。物件管理や契約関連、顧客対応など、さまざまな業務で自動化が進められるようになっており、効率的な業務運営が現実的になっています。

しかし、RPAの導入を成功させるうえで重要なのは「どのツールを使うか」だけではありません。小さな業務から始め、継続的に改善していくための体制や、社員一人ひとりが取り組みに関心を持てるような組織づくりが、効果を最大化するカギとなります。

RPAの可能性は感じつつも、何から手をつければ良いか迷っていませんか？まずは無料トライアルを通じて、RPAがどのようなものか、実際に触れて体験してみることをおすすめします。

「これなら自社のこの業務にも使えそう！」という具体的なイメージが湧けば、それが導入への大きな一歩です。小さな成功体験を積み重ねることで、RPA活用の道筋が見えてきます。

ぜひ、自社に合った活用方法を見つける第一歩としてご活用ください。

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【よくあるご質問】

不動産業界におけるRPA導入のメリット

Q. 不動産業界でRPAを導入するメリットは何ですか？

A: RPAの活用により、物件管理や契約書類の作成、顧客情報の登録といった定型業務を自動化でき、人手をかけずに正確な処理が可能になります。これにより、業務のスピードが向上し、社員が営業や顧客対応などのコア業務に集中できるようになります。また、人的ミスの削減や業務の属人化防止にもつながり、組織全体の生産性向上が期待できます。

不動産業界におけるRPAの活用業務例

Q. 不動産業界ではRPAはどのような業務に活用されていますか？

A: 物件管理業務:物件情報の登録・更新作業、競合物件のデータ収集・分析
入力ミスや反映漏れも防げるため、業務の精度とスピードが向上し、担当者の負担も軽減されます。

A: 契約関連業務:契約書の作成、重要事項説明書の作成支援
たとえば、入居者情報や物件情報をシステムに入力するだけで、必要な契約書類が自動生成される仕組みが実現可能です。これにより、手作業によるミスの削減や作業時間の短縮が期待できます。

A: 顧客管理・メール配信:顧客情報の登録・更新、物件情報や内見案内のメール配信
たとえば、顧客の属性や行動履歴に基づいて、適切なタイミングで物件情報やキャンペーン情報を自動でメール配信することが可能です。
顧客属性や成約状況に基づいたDMやメールの自動配信も実現でき、顧客満足度の向上につながります。

A: 社内事務業務:システム間のデータ転記、売上・顧客データの集計
たとえば、請求書の内容を自動で読み取り、会計システムへ入力するプロセスをRPAで実現することで、手作業による入力ミスを防ぎ、業務の効率化が図れます。また、データ集計や報告書の作成も自動化することで、社員はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

不動産業界におけるRPA導入時の注意点

Q. 不動産業界でRPA導入を検討する際に、どのような点に注意すべきですか？

A: 小さな業務からのスモールスタート
手間がかかっている単純な作業から始めることで、導入へのハードルを下げることができます。

A: 現場主導でも始められる体制づくり
専門のエンジニアがいなくても、現場の担当者自身が構築・運用を行える仕組みを整えることで、業務改善のスピードが上がります。

A: コスト・リスクを抑えてトライアル導入
無料トライアルや期間限定の小規模導入からスタートすることで、導入効果を見極めながら、不要なコストや失敗リスクを最小限に抑えることができます。

本コラム内容について
各コラムの内容は、執筆時点での情報を元にしています。

各コラムの内容は、利用することによって生じたあらゆる不利益または損害に対して、
弊社では一切責任を負いかねます。
一つの参考としていただき、利用いただく際は、各社のルール・状況等に則りご活用いただけますと
幸いです。

※「WinActor®」は、NTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。
※「Windows」「Power Automate for desktop」 は、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。

出典：国土交通省「不動産業ビジョン2030」

出典：公益社団法人 全国宅地建物取引業協会連合会／公益社団法人 全国宅地建物取引業保証協会
「令和２年度　中小不動産業者のあり方に関する調査研究報告書」