業務自動化とは？メリット、デメリットやRPAツールを含む自動化の方法、作業例もご紹介

2025.03.14‐

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目次

• 業務自動化とは？｜自動化処理の基本
• 業務自動化が求められる背景・問題とは？
• なぜ業務自動化が進まないのか？
• 業務自動化のメリット・デメリット
• 【部門別】自動化に適した業務
• 【ツール別】具体的な5つの業務自動化方法と作業例
• 企業での業務自動化事例｜RPAでできること
• 業務自動化の手順｜企業のシステム導入と運用の流れ
• 【初心者ガイド】業務自動化を始める際の注意点
• まとめ　

業務自動化とは？｜自動化処理の基本

「業務自動化」とは、人が手作業で行っていた業務やタスクを、ICTやプログラミング技術、AIやRPAなどのソフトウェアを活用して自動的に処理化することです。
この自動化処理によって、社員は単純作業の負荷から解放され、作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減が期待できます。

たとえば、以下のようなフロントオフィス業務からバックオフィス業務まで自動化することが可能です。

• 経理：請求書データをAI-OCRでデジタル化し、RPAで会計システムに登録
• 営業：拠点ごとの売上データをlExcelマクロで統合し、集計
• マーケティング：生成AIを活用してメール原稿のたたき台を作成

業務の自動化と効率化の違い

 
業務の自動化と効率化は、どちらも業務の生産性を向上させるための手法です。

• 業務効率化
  作業手順を見直し、フローの改善やツールの導入などにより、「無理・無駄・ムラ」を削減することで従来のフローよりも迅速かつ効率的に業務を行うこと
  （例：業務フローの改善によるムダな承認プロセスの削減）
  
  
• 業務自動化
  ツールやソフトウェアを活用し、人手で行っていた作業を自動化すること
  （例：ツールを使って請求書処理や在庫更新を自動で行う）

効率化は業務全体の見直し、自動化は業務プロセスの自動化になるので、自動化は効率化の一部ともいえます。

業務自動化の目的

 
業務自動化の目的は多岐に渡りますが、主に下記の3つがあげられます。

【業務自動化の主な目的】

• 業務効率化：不要な作業を削減し、従業員の負担を軽減
• コスト削減：人件費や外注費の削減、業務負担の軽減によるコスト最適化
• 作業品質の向上：手作業による人的ミスを減らし、業務の精度向上

これまで人が手作業で行っていた業務を自動化することで、社員は単純作業から解放され、より価値の高いコア業務へシフトすることが可能になります。

重要なのは、自動化自体がゴールではなく、あくまで作業負担の軽減を目的とした手段であるということです。自動化ツールを導入すれば必ずしも効率化されるわけではなく、業務プロセスや組織体制全体の見直しと併せて行う必要があります。

また、業務自動化を実行するツールやソフトウェアは、単なる効率化ツールではなく、新規事業の創出やイノベーションを加速させるなど、ビジネスにおける企業全体の生産性向上と持続的な成長を支える重要な手段となります。

業務自動化が求められる背景・問題とは？

近年、多くの企業で業務自動化の取り組みが進んでおり、その必要性が一層高まっています。
たとえば、定型的なデータ入力作業をRPAツールで自動化したり、請求書処理をOCRで効率化する取り組みなどが広がっています。
その背景には、少子高齢化による労働力の減少や、働き方改革による労働の時間短縮など、社会的・経済的な要因が挙げられます。

企業の生産性を維持しながら人手不足に対処する方法のひとつとして業務自動化が求められています。
また、自治体でも、RPAやAI-OCRを活用した業務自動化が進んでいます。

ここでは、業務自動化が求められる具体的な背景とその問題点について解説します。

少子高齢化による労働力不足

 
少子高齢化は、日本の労働市場に大きな影響を与えています。
労働人口が減少する中で、人材不足に直面している企業も少なくありません。

人手が不足すると、企業の成長を妨げるだけでなく、働いている社員にも大きな負担がかかります。

限られたリソースで業務の生産性や品質を維持するために、業務自動化が求められています。業務を自動化することで、従業員の負担を軽減し、労働力不足を補うことができます。

働き方改革による労働時間の短縮

 
働き方改革による労働時間の短縮やテレワークの導入・普及により、従業員のワークライフバランスは改善されましたが、企業には生産性を維持することが求められています。

そこで、業務自動化が大きく注目されました。業務を自動化することで、従業員は限られた時間内でより多くの業務をこなすことができます。残業時間を減らし、従業員のワークライフバランスを改善するためにも、業務自動化が有効です。

業務自動化は、企業が競争力を維持しながら、社員の働きやすさを向上させることにもつながります。

なぜ業務自動化が進まないのか？

多くの企業で業務自動化の重要性が認識されています。
しかし、実際には「自動化が進まない」「導入に失敗した」というケースも少なくありません。

ここでは、自動化が進まない、または成果が出ないと感じる原因をご紹介します。

業務の把握ができていない

 
業務自動化を進めるためには、まず業務プロセスの詳細を把握することが重要です。

業務を自動化する前に「どの業務を」「どの手法で自動化するのか」をきちんと選定する必要があります。この選定ができていないと、自動化しても期待した効果が得られないだけでなく、業務プロセスが複雑化したり、新たな問題が発生したりする可能性があります。

まずは業務の把握を行い、その業務が自動化に向いているのか、プロセスの詳細をきちんと理解しましょう。

業務の把握は「業務自動化の最初の一歩」です。

専門知識を持つ人材が不足している

 
高度な自動化には、プログラミング技術・知識を要することもあります。
しかし、近年の人手不足により、専門知識を持つ人材を確保し、自動化プロジェクトを進めるのは容易ではありません。

新たな人材の確保や社員への教育・トレーニングには、時間とコストがかかります。

このような背景から、専門知識を持つ人材の不足も業務自動化が進まない要因の一つとなっています。

業務自動化のメリット・デメリット

業務自動化は、企業に多くのメリットをもたらす一方、デメリットもあります。
初期投資や運用コスト、システムトラブル時のリスクなど、さまざまな点を考慮して導入を検討することが重要です。

自動化のメリット・デメリットを理解した上で、慎重に導入を進めることをおすすめします。
ここでは、業務自動化による具体的なメリットとデメリットを解説します。

業務自動化のメリット

 
業務自動化には多くのメリットがあります。ここでは、主な3つのメリットをご紹介します。

業務効率化と生産性の向上

業務自動化の最大のメリットは、業務効率化と生産性向上です。
これまで手作業で行っていたデータ入力や帳票作成、請求処理などの定型的で時間のかかる業務を自動化することで、作業時間を大幅に短縮できます。

自動化によって、業務スピードが向上するだけでなく、人はより重要な業務に集中できる基盤が整います。また、ひとり当たりの生産性が向上し、少ない人数でより多くの業務をこなせるようになります。

さらに、業務の最適化を目的とした自動化プロジェクトを進めることで、企業全体の生産性向上にも繋がります。

コストの削減

コスト削減も業務自動化の大きなメリットのひとつです。
これまで手作業で行っていた業務を自動化することで、人員配置を見直し、人件費を削減できます。

また、作業を外注化していた場合もその作業を自動化できれば、外注費を削減できます。
企業は、長期的なコストの削減効果を見込んで、自動化の検討・導入を進めることが重要です。

ヒューマンエラーの削減

業務自動化は、ヒューマンエラーの削減にも大きく貢献します。
人が手作業で行う業務には、どうしてもミスが発生する可能性があります。特に個人情報や機密情報を取り扱う業務の場合、ひとつのミスが大きな問題に発展することもあると思います。
しかし、機械による自動化なら正確な処理が可能となり、ミスを最小限に抑えられます。

正確な処理はコンプライアンスの強化や業務品質の向上にもつながります。

業務自動化のデメリット

 
業務自動化にはデメリットもあります。ここでは、主な3つのデメリットをご紹介します。

導入コストや初期投資の負担

RPAやAI、OCRなどのIT自動化ツールを活用した業務自動化では、導入コストや初期投資の負担がかかります。また、AIやOCRを組み合わせた高度な自動化では、カスタマイズやトレーニングに伴う追加コストが発生することもあります。

初期投資の負担はデメリットとして挙げられますが、業務自動化には長期的なコスト削減が見込まれます。自動化ツールの導入には長期的な視点で費用対効果を検討することが重要です。

一方で、マクロ（Excel VBA）や無料で活用できるIT自動化ツールを利用すれば、低コストで自動化を実現できます。

業務のブラックボックス化

業務自動化には、業務がブラックボックス化するリスクがあります。
自動化によって業務プロセスが不透明になり、どのように業務が行われているのかが把握しづらくなる可能性があります。
ブラックボックス化が進むと、問題発生時の原因究明が難しくなり、業務改善の新しいアイデアも生まれにくくなります。

こうしたリスクを避けるためには、自動化する前に「業務の見える化」をすることが重要です。
事前に作業内容や手順を記録し、マニュアルの作成、RPAやExcelマクロで自動化するなら、動作がわかりやすいように設計開発することをおすすめします。業務の見える化をすることで、属人化を解消することにもつながります。

不具合による業務の停止

業務自動化のデメリットとして、システムトラブルなどの不具合が生じることで業務が停止する可能性も挙げられます。

システムの障害や予期しないエラーが発生すると、自動化のプロセス全体が停止してしまいます。停止することで、業務が滞り、納期の遅延や顧客対応の遅れなどにつながります。

このようなリスクを最小限に抑えるためには、事前のリスク管理や対策が必要です。
定期的なメンテナンスや迅速なトラブル対応ができる体制を整えるなど、不具合が生じても業務を続けられるような対策を講じることで、被害を最小限に抑えられます。

【部門別】自動化に適した業務

ここでは、自動化に適した業務を部門別にご紹介します。
企業の各部門には、それぞれ異なる業務プロセスが存在し、自動化の適用範囲も変わります。
業務自動化を進めるには、どんな業務に適しているのかを把握し、適した方法で導入することが重要です。

①人事・総務部門｜勤怠管理・契約管理など

人事・総務部門では、従業員の入退社手続き、勤怠管理、給与計算、さまざまな契約管理など、多岐にわたる業務を担当します。定型的な作業も多いため、業務の正確性や個人情報保護の強化にもつながり、業務効率化の効果が大きく期待できます。

RPAやExcelマクロを活用すれば、毎月の勤怠データ集計や雇用契約の更新作業を自動化でき、ミスの削減や業務負担の軽減にもつながります。
また、AI-OCRも活用して連携・応用することで、紙の契約書をデータ化し、電子管理をスムーズに行うことが可能です。

【人事・総務部門での自動化業務例】

• 勤怠データの集計・登録：出退勤データをExcelで集計し、給与計算システムへ自動入力
  
• 雇用契約の更新：紙の契約書をデータ化し、更新スケジュールを自動管理
  
• 福利厚生申請の処理：各種社内申請の承認フローを自動化
  
  

②経理部門｜請求書処理や精算など

経理部門 では、請求書処理や経費精算、入金管理 など、大量のデータを処理する業務が多く発生します。
AI-OCR を活用することで、紙の請求書や領収書のデータ入力を効率化でき、RPAと連携すれば、会計システムへの転記作業も自動化できます。
また、Excelマクロを活用すれば、毎月の精算データの集計や支払いスケジュールの管理なども効率化できます。

【経理部門での自動化業務例】

• 請求書処理の自動化：請求書の読み取り・会計システムへのデータ転記を自動化
  
• 経費精算の集計：Excelでの領収書データ集計や経費計算を簡略化
  
• 入金管理の効率化：銀行取引データを自動取得し、未入金チェックを実施

③営業部門｜見積もり作成・契約管理など

営業部門では、見積もり作成や顧客データ管理、契約処理などの業務自動化が可能です。
Excelマクロを活用し、過去の案件データを基に見積もりを自動作成したり、RPAで営業報告書の自動作成やCRMへのデータ入力も可能です。
また、AIツールを活用すれば、見積もりメールの文面作成や、契約書の重要ポイント抽出などの作業も効率化できます。

【営業部門での自動化業務例】

• 見積もり作成の自動化：過去の案件データから最適な見積もりを作成
  
• 営業報告書の作成：CRMのデータを抽出し、報告書フォーマットに自動入力
  
• 契約書の重要ポイント抽出：長文の契約書から重要項目を自動抽出
  
  
  

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本ガイドでは、他の比較表では取り上げられることが少ない
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厳選した6つのRPAツールを、価格・特徴・国内サポート体制など、多角的な視点で比較表としてまとめています。
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【ツール別】具体的な5つの業務自動化方法と作業例

業務自動化を実現するためには、さまざまな方法やツールがあります。
ここでは、代表的な業務自動化の方法をツール別に5つご紹介します。

1. マクロ
2. RPA
3. AIツール
4. チャットボット
5. AI-OCR

それぞれの特徴や自動化の作業例、適した業務などを解説します。
ツールの使い方や活用例を理解することで、最適な業務自動化の方法を見つけることができます。

【作業別】業務自動化ツール比較表

ツールごとにおすすめの自動化業務をまとめました。Excelマクロや無料RPAツールを活用すれば、低コストで業務自動化の仕組みを構築できます。また、導入規模によっても最適なツールは異なります。ぜひ、参考にしてみてください。

→表を右にスクロールしてご覧ください。

1.マクロ｜Excel上で行う業務の自動化におすすめ

 
Excelマクロは、ExcelやWord、PowerPointなどのMicrosoft Office製品で利用できる自動化機能です。
特にExcelで活用されることが多く、データの加工やシートの印刷処理などをプログラムしておけば、あとはボタンを押すだけで作業が実行されます。Excelマクロと関数 を組み合わせることで、より高度な業務の自動化も可能になります。

Excelマクロによる自動化作業例：売上報告書の作成

営業部門では、毎月必要な売上報告書の作成をExcelマクロで自動化することが可能です。たとえば、各拠点ごとに管理されている複数のExcelファイルから、必要なデータを集約し、加工して1つの統合レポートを生成する作業を自動化できます。

Excelマクロは、Excelを頻繁に使用する業務の自動化に適しています。データの集計など個人レベルの作業も自動化できるのが大きな利点です。
一方で、自動化できる範囲は基本的にExcelなどのOfficeソフト内に限られるため、Office以外の複数のシステムやアプリを横断する作業は自動化できません。

2.RPAツール｜パソコン内で行われる定型業務の自動化におすすめ

 
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、仮想知的労働者とも呼ばれています。パソコン内で行われる定型業務の自動化を得意としたソフトウェアです。
Excelマクロなど、単一アプリ内のみで自動化を行うツールとは異なり、RPAなら複数のアプリケーションを横断した作業を自動化できます。
定型業務をRPA化することで、処理スピードの向上やヒューマンエラーの削減に繋がります。

近年、RPAツールの操作や導入の難易度はそこまで大きくなく、専門的なスキルやプログラミング知識がなくても利用できるツールも多くあります。初めて導入する際には学習のハードルが低いツールがおすすめです。

RPAツールによる自動化作業例：支払依頼伝票の起票作業

支払依頼伝票の起票作業を自動化することが可能です。
RPAで会計システムへの取込用Excelファイルにデータを転記し、CSVファイルとして保存する作業を行います。

1. 会計システムへの取込用Excelファイルにデータを転記
2. CSVファイルとして保存
3. 会計システムへログインしてCSVファイルの取り込み

RPAは、データ入力や反復作業など定型的でルーチンワークが多い業務の自動化に適しています。
一方で、業務フローが頻繁に変わるものや複雑で判断が必要な業務などには不向きです。

カンロ株式会社様では、上記一連の処理を自動化し、16拠点分・年間46時間かかっていた作業が削減されました。

＼カンロ株式会社様の自動化の取り組みを詳しく知りたい方はこちら／
経理部で12業務を自動化し、年間232時間の業務削減に成功した取り組みや自動化する前に行ったことなどをご紹介しています。

“人材育成を意識した”RPA導入の取り組み／カンロ株式会社

おすすめのRPAツール

おすすめのRPA製品をご紹介します。近年では、エンジニアでなくても簡単に操作できるツールが多くあります。ツールによって、自動化プロセスの作り方や機能や操作性なども異なります。コストだけでなく、さまざまな視点から比較検討すると良いでしょう。

本コラムの別記事にある【RPA徹底比較5選】では、5つのRPAツールの特徴や強み・弱みなどをご紹介しています。比較のポイントもご紹介していますので、RPAツールを詳しく知りたい！という方は、ぜひご覧ください。

【RPA徹底比較5選】WinActor／UiPath／BizRobo!／Blue Prism／Power Automate for desktop｜機能や違いを徹底解説
記事はこちら

3.AIツール｜文章作成や予測業務などの自動化におすすめ

 
AIツールは、人工知能技術を利用し、高度なデータ分析や予測、文章生成、音声認識などをスピーディーに行います。
AIには予測系AIや識別系AIなどさまざまなタイプがありますが、近年ではChatGPTなど文章生成AIも大きな話題となりました。ChatGPTのような生成AIを活用するには、AIに意図した回答をさせるためのプロンプト（命令文）の書き方が重要になります。

AIツールによる自動化作業例：マーケティング業務（メール原稿の作成など）

生成AIを活用した場合、マーケティング用のコンテンツ制作の効率化も可能です。
AIにプロンプトを入れるだけで、代わりにSNSやメール、プレスリリース掲載、記事原稿などのたたき台原稿をAIが作成してくれます。AIが作成したものに多少手を加える必要がありますが、一から自分で作成するよりは圧倒的に早く作成できます。

また、予測AIを活用した場合、過去の需要データに基づいて自社製品の出荷数を予測し、生産管理の需要予測を自動化できます。
これにより、製造業や卸売業では、倉庫の過剰在庫や欠品による機会損失を防ぎ、経営効率を向上させることが可能です。

AIツールが得意なことは、文章作成や壁打ち、大量データの予測・分析などです。一方で、AIの回答は過去のデータや学習内容に基づいて生成されるため、誤った情報（ハルシネーション）を含む可能性があります。そのため、法的文書や正確性が求められるレポート作成などの用途では、AIの回答結果を人が慎重にチェックする必要があります。

おすすめのAIツール

おすすめのAIツールをご紹介します。
生成AIや予測AIなど業務によって最適なAIを選ぶことがポイントです。

4.チャットボット｜お問い合わせ対応の自動化におすすめ

 
チャットボットは、会話（Chat）とロボット（Bot）を組み合わせた言葉で、ユーザーの質問に対して自動で返答してくれるプログラムです。

ユーザーが選択した質問に対して予め決められた回答を返すものや、AI会話機能を搭載し、自由入力された質問に対して回答できるチャットボットもあり、ホームページ上でのお問い合わせ対応などを自動化できます。特に顧客対応が多いサービス業などは、自動化による業務効率化の効果が高いです。
さらに、チャットボットから直接顧客管理システムや注文システムなど、外部システムとの連携によるアクションを自動化することで顧客満足度向上や売り上げアップに寄与することも見込まれます。

価格はサブスクリプション形式が主流のため、初期コストを抑えつつ導入できるメリットがあります。

チャットボットによる自動化作業例：お問い合わせ対応

小売業のECサイト運営にチャットボットを導入することで、商品検索や配送・返品手続きなどのよくある問い合わせ処理の自動化が可能です。これにより、ユーザーは必要な情報をすぐに得られるため、満足度の向上にも繋がります。

また、社内でもヘルプデスクとしてチャットボットを活用できます。社員からのシステムや人事・総務関連の問い合わせ処理を自動化することで、各部門の負担軽減が可能です。

チャットボットは、カスタマーサポートや社内ヘルプデスク業務の自動化に適しています。一方で、複雑なものや専門的な対応が必要な回答にはあまり向いていません。

おすすめのチャットボットツール

ノーコードでAIチャットボットを作成できるおすすめのツールをご紹介します。企業のニーズや目的に応じて、最適なツールを選択することがポイントです。

5.AI-OCR｜紙文書を扱う業務の自動化におすすめ

 
OCR（Optical Character Recognition）は、画像やPDFデータから文字情報を抽出してテキストデータ化する技術です。さらに、AI機能付きのAI-OCRが誕生し、高度な画像処理技術と機械学習を用いて、手書き文字や活字、傾いた画像などさまざまな文字を高い精度で読み取ります。

また、AI技術により様々なフォーマットの帳票（非定型帳票）も読み取りが可能になったAI-OCRもあります。AI-OCRの活用により、これまで手入力で行っていた紙のデータ化を自動化できます。取引先との契約書や請求書などの書類をペーパーレス化し、業務自動化することで、保管・管理コストを削減できます。

AI-OCRでによる自動化作業例：発注業務

AI-OCRで発注業務の自動化が可能です。
手書き文字で書かれた紙の注文書をPDF化し、AI-OCRでテキストデータ化すれば、データ入力の時間を大幅に削減できます。

AI-OCRは、大量の紙文書や画像データを扱う処理の自動化に適しています。
さらに、RPAも活用すれば、AI-OCRでデータ化したCSVをダウンロードし、基幹システムへ登録する一連の作業も自動化できます。

＼AI-OCR×RPAの連携事例を詳しく知りたい方はこちら／
紙帳票のデータ化・入力作業を効率化させるAI-OCRについてと、RPAの連携事例をご紹介いたします。

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おすすめのAI-OCRツール

あらゆる帳票をデータ化する、おすすめのAI-OCRツールをご紹介します。
非定型帳票の読み取りも可能としたツールもあります。

企業での業務自動化事例｜RPAでできること

ここでは、業務自動化の代表的ツール「RPA」による具体的な自動化の成功事例をご紹介します。
RPAは、パソコン内で行われる定型業務の自動化が可能で、活用シーンは多岐にわたり、経理・営業・医療事務などさまざまな業務に適用できます。

実際の活用事例を参考にすることで、自社の業務に適した自動化の進め方が見えてきます。
各事例記事では、具体的な自動化の手順やRPA活用のコツなどをご紹介していますので、ぜひご覧ください。

自動化業務①　WEBからデータ出力・Excel保存

八千代エンジニヤリング株式会社様では、WEBからデータを出力し、Excelに入力して保存する業務をRPAで自動化しました。

具体的な作業手順は下記です。

1. WEBから国土交通省のデータを出力
2. Excelシートに入力
3. 社内サーバに保存
4. 担当者へ完了メールを送信

作業頻度は月1回でしたが、年間1,000件以上あったため、かなりの時間を要していました。
この作業をRPAで自動化したことにより年間2,000分の削減に成功しました。

RPA導入のきっかけや、全社展開を視野に入れた工夫、ワーキンググループによるシナリオ作成者の育成方法についても、こちらの記事でご紹介しています。

年間2,000分の削減効果。RPAの全社展開を見据えた、ある工夫とは？
八千代エンジニヤリング株式会社

自動化業務②　製品受注処理

株式会社藤田製作所様は、製品受注処理から製造指示を出すまでの一連の流れを自動化しました。

具体的な作業手順は下記です。

1. 販売管理システムにログインし、受注データを抽出
2. 抽出データをデータベース（Access）に取り込み、各マスタを更新
3. データベース（Access）から生産管理システムに取り込み用のデータを作成・取り込み
4. 生産管理システムで製造指示書を作成して発行

RPAの自動化により年間9,600分の削減に成功しました。また、自動化されたことで、ケアレスミスや印刷漏れの撲滅にも繋がっています。

RPA導入前に行った事務作業の整備やRPA活用のコツなどもこちらの記事でご紹介しています。

製造業におけるWinActor活用のコツとは？
株式会社藤田製作所

自動化業務③　データ入力

淀川キリスト教病院様では、「二類感染症患者入院診療加算」のデータ入力を自動化しました。

具体的な作業手順は下記です。

1. 医事会計システムへログイン
2. 検査した患者様のID番号や実施日などを記載したExcelデータを作成
3. Excelデータをもとに医事会計システムへ入力

手入力で行っていた業務を自動化したことで、月6時間の削減に成功しました。また、入力ミス削減にも繋がっています。

他にも医療現場の負担を緩和した自動化業務をこちらの記事でご紹介しています。

医療現場の人員不足。課題解決に向けたRPA活用術
淀川キリスト教病院

業務自動化の手順｜企業のシステム導入と運用の流れ

業務自動化を進めるには、段階的な手順が重要です。
自動化のやり方を間違えると、思うように自動化が進まなかったり、十分な効果が得られなかったりと、結果的にプロジェクトが頓挫することもあります。

導入を成功させるには、最初に自動化の方針・スケジュールを決め、適切なプロジェクト管理とチームの連携が欠かせません。自動化の進捗状況を定期的にリマインドし、関係者間で情報共有を円滑に進めましょう。

短期的なコスト削減だけでなく、中長期的な業務効率向上を見据えて計画的に進めていきましょう。
ここでは、業務自動化の具体的な手順について解説いたします。

対象業務のリストアップ

 
まずは、自社の業務の中で、何を自動化するべきかを洗い出しましょう。
現場関係者へのヒアリング・実態の調査を通じて業務を棚卸しし、自動化の対象となる業務を細分化してピックアップします。自動化の際は、その業務がどのような流れで行われているのかワークフロー全体を把握し、無駄な工程がないか見直すことが重要です。

自社独自の業務フローを以下項目に沿ってExcelなどに一覧化することで、情報を整理できます。

• 業務名
• 業務内容
• 処理手順
• 操作対象システム
• 発生する頻度
• 所要時間

「何か自動化できる業務がないか？」と考える際は、まず繰り返し回数が多い業務やコピー＆ペーストなどの単純作業に着目することをおすすめします。また、工数が大きい業務、人的ミスが多い業務なども優先的に自動化しましょう。

自動化ツールの選定

 
自動化する対象業務をリストアップしたら、自動化ツールの選定を行いましょう。
自動化の方法としては、RPAやExcelマクロ、AIツールなど、さまざまです。業務自動化を成功させるには、適切なツールの選定が不可欠となります。

たとえば、Excelでデータの加工や集計だけならExcelマクロでも対応できますが、加工したデータをシステムに取り込むなど複数のシステムを横断する業務にはRPAが適しています。

また、リモートワーク環境下においては、異なる場所にいるメンバー間での連携や情報共有がスムーズにできるクラウド型のツールがおすすめです。自社サーバー を用意せずに導入でき、運用負担も軽減できます。

さらに、自動化ツールを導入する際は、既存システムとの連携を考慮し、業務自動化を円滑に進めるために、異なるシステム間のデータ連携を担う「ミドルウェア」の選定も重要です。
ミドルウェアとは、異なるシステムやアプリケーションをつなぐ役割を持つソフトウェア で、データ形式の変換や統合を行い、業務プロセスのスムーズな連携を実現します。

【自動化ツール選定のポイント】

選定の際は、各ツールの機能、コスト、導入のしやすさ、メンテナンスなど自動化に必要な条件を最低限の範囲で整理し、業務内容に最も適したツールを選びましょう。

• 適合性：自動化したい業務にツールが適しているか
  例：RPAは定型作業に最適、AIツールは文章生成や予測分析に効果的
  
  
• コスト：初期費用やランニングコストを考慮
  例：低コストで利用可能なExcelマクロやRPAを活用
  
  
• 操作性：プログラミング知識が不要で、直感的に操作できるか
  例：WinActorは初心者でも簡単に利用可能
  
  
• 連携性：他のシステムやツール、クラウドサービスとの連携が可能か
  例：既存システムとの連携、ミドルウェアによる基幹・クラウド連携

無料でお試しできるツールもあるため、トライアルを活用して試験的に導入・テストするのもおすすめです。

＼業務自動化ツール（RPAツール）について詳しく知りたい方へ／
RPAの種類や機能、価格などを知りたい方は、本コラムの別記事「RPAツール比較16選」をご覧ください。
この記事では、RPAツール16選を機能や価格・特徴など比較表で紹介し、さらにRPAの基礎知識や選び方、導入フローについても詳しく解説しています。

業務自動化ツール（RPAツール）比較16選の記事はこちら

業務を自動化する

 
ツールを選定したら、業務の自動化を実施します。
実際の業務フローと整合性を確認しながら、アクセシビリティにも配慮し、自動化を進めます。

自動化が完了したら、業務担当者に自動化後の対応方法や管理方法を共有する必要があります。自動化のプロセスを事前にまとめておくと、共有がスムーズになります。

また、社員の自動化導入に対する心理的抵抗を減らすため、事前の説明会や勉強会といった活動を通じて、従業員の知識向上とスキルアップを図ることも有効です。

自動化の効果測定

 
業務自動化プロジェクトの成功には、導入後に効果を測定・評価することが重要です。
効果測定の指標となるキーワード（削減時間、コスト削減額など）を事前に定義し、定量的に評価できるようにしましょう。

効果を可視化し、社内で共有することで、自動化の成果を明らかにすることができます。
また、具体的な数字やデータで成果を示すことで、社員が自動化のメリットを理解しやすくなり、社内での自動化推進がスムーズになります。

導入効果を評価する際は、客観的なデータだけでなく、現場担当者の主観的な意見も参考にすることが重要です。現場のリアルな声や改善点を把握するには、社内でアンケートを実施するのも効果的です。
さらに、業務自動化の課題や失敗事例も、オープンに共有することで、同じ過ちを繰り返さないようにすることができます。

改善・メンテナンス

 
最後に、業務自動化の導入効果を可視化し、継続的な改善につなげましょう。
自動化の効果測定で期待した成果が得られない場合は、問題点を洗い出し、自動化プロセスの見直しと改善が必要です。

また、自動化の効果を持続させるためには、定期的なメンテナンスが必要となることが多いです。特にRPAやExcelマクロで業務を自動化した場合、業務手順が変更された際には自動化プロセスの修正も必要です。

業務自動化は、一度導入すれば終わりではありません。継続的な改善とメンテナンスを行い、自動化の効果を最大限に引き出すことが、プロジェクトを成功に導くポイントです。

継続して社内で活用してもらうための施策としては、社内イベントの企画など、知って・活用してもらうための仕掛け（社内コミュニケーション）があると良いと思います。

【初心者ガイド】業務自動化を始める際の注意点

業務自動化は、企業の生産性向上やコスト削減に大きく貢献しますが、導入には注意点もあります。
特に初めて自動化に取り組む方は、適切な手順を押さえることが重要です。
判断を誤ると、自動化プロジェクトが思うように進まず、成果が得られない場合があります。

ここでは、初心者の方が抑えておくべき、業務自動化を行う際の注意点について解説します。

自動化に向いている業務・方法を選定する

 
自動化する業務の選定には注意が必要です。
すべての業務が自動化に適しているわけではありません。人の判断が必要な業務、業務フローが頻繁に変わる業務、機密情報を扱う重要な業務などは、自動化に向いていないことが多いです。自動化できること、できないことを理解した上で、慎重に検討しましょう。

自動化に向いている業務
・定型的で繰り返しが多い業務
・作業時間が長く、工数が大きい業務
・ミスが発生しやすく、自動化による品質向上が期待できる業務

自動化に不向きな業務
・人間の判断が必要な業務
・業務フローが頻繁に変更される業務
・機密情報や個人情報を扱う業務（適切なセキュリティ対策やデータの安全性確保が必要）

さらに、自動化する方法やツールの選定も重要です。自動化したい業務に最適な方法を選ぶことで、自動化の効果を最大限に発揮できます。

業務自動化に関する最新技術やトレンドを得るためには、業界のイベントやセミナーに積極的に参加するのが効果的です。

スモールスタートで始める

 
業務自動化を成功させるためには、スモールスタートから始めるのがおすすめです。
自社にとって最適な業務自動化かどうかは、実際に導入してみないとわからない部分があります。
まずは比較的簡単で影響の少ない業務の一部分から自動化を試してみましょう。

最初から自動化の適用範囲を広げすぎると、さまざまな問題が発生するリスクがあります。

• 想定通りに動作しない
• 社員がツールの使用に慣れるまで時間がかかる
• 業務プロセス全体に影響を及ぼし、混乱を招く

まずは小規模な範囲から始めることで、リスクを最小限に抑えながら、効果を検証しつつ進めることができます。効果を確認した上で本格的な業務自動化を進めるのが理想的です。

まとめ

業務自動化は、生産性の向上やコスト削減といった効果をもたらします。

本コラムでは、業務自動化の主な方法と自動化の作業例をご紹介しました。

• マクロ
• RPA
• AIツール
• チャットボット
• AI-OCR

業務自動化の成功には、適切なツール選定や運用の勘所 を押さえることが重要です。
効果を最大限に引き出すため、自動化に適した業務と、その業務に適した方法で実施しましょう。

まずは業務を棚卸しし、自動化対象業務の選定から進めることをおすすめします。
自社のリソースで対応するのが難しい場合は、社の課題やニーズを理解してくれるパートナーと連携し、専門家によるコンサルティングを活用するのも一つの手です。

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