【RPA】WinActorシナリオ作成のコツを解説！効果的に作成・運用していくための5つのポイント

2024.05.16‐ 

RPAを導入したものの、シナリオの作成に苦戦し、業務効率化が期待通りに進まないといったお悩みはありませんか？
特に通常業務とRPA業務を両立している場合、シナリオ作成に時間を割くことが難しいこともあると思います。

RPAは業務効率化に大きく貢献するツールですが、「すぐに何でも自動化できる魔法のツール」ではありません。
業務を自動化するためのシナリオ作成を順序よく、効率的に進めることで、業務効率化がさらに進みます。

本コラムでは、人気RPAツール「WinActor」を使ったシナリオ作成のコツを解説します。
効果的に作成・運用していくための5つのポイントやWinActorの学習方法もご紹介しますので、
これからシナリオ作成を始める方・作成が上手くいかないと感じている方は、ぜひご覧ください。    

 

目次　
・WinActorシナリオの作成方法
・WinActorシナリオ作成の4ステップ
・シナリオを作成するコツとは？｜効果的に作成・運用していくための5つのポイント
・WinActorの学習方法
・まとめ

 

 

 

WinActorシナリオの作成方法

 

これからWinActorを導入する方やまだ導入して日が浅い方のために、シナリオ作成の基本についてご紹介していきます。
WinActorは他のRPAツールと比較して特別なプログラミング知識がない人でも開発が可能なRPAツールと言われています。とはいえ、何の事前知識もないまま開発を進めると行き詰ってしまうこともあるため、基本からしっかり理解しておきましょう。

 

 

 

WinActorのシナリオは、ロボットが自動的に業務を行うための手順書です。
シナリオでロボットにやってもらいたい具体的な業務手順を指示することで、人の代わりにロボットが業務を行ってくれます。
WinActorシナリオを作成し、ロボットを動かす（シナリオを実行する）ことで、初めて業務自動化が実現できます。

WinActorのシナリオを通じて、ロボットが業務を代行することで、企業には様々なメリットがあります。
・自動化による作業時間の削減
・業務の生産性や精度の向上
・人にしかできない創造性や判断力が必要な業務に専念できる
など、会社全体の業務効率向上に繋がります。

 

 

ロボットを動かす方法は、まずWinActorを起動し、シナリオを作成していきます。
左側に「ノード」「ライブラリ」というシナリオを作成するための部品が表示されています。

その部品をドラッグ＆ドロップで右側へ移動し、自動化したい業務のフローチャートを作成できます。

▼WinActorシナリオ作成画面

 

同じ手順を繰り返し実行したい場合に使用する「ループ」や特定の条件に応じて、異なる処理を行いたい場合に使用する「条件分岐」などの機能もあります。業務フローに応じて活用しましょう。

最後に、シナリオを保存して実行します。これにより、ロボットが指示通りにアクションを実行し、業務プロセスが自動化されます。

 

例：テキストファイルを読み込み、Excel操作を繰り返す

ループ設定について詳しく知りたいという方は、本コラムの別記事にあるWinActorでの繰り返し処理の設定方法をご覧ください。ループの基本操作とデータ数の取得を解説しています。

WinActorでの繰り返し処理の設定方法
記事はこちら

 

 

例：指定した条件と等しい場合は「名前を付けてExcel保存」、異なる場合は「保存せずExcelを閉じる」

 

 

 

 

WinActorシナリオ作成の4ステップ

 

いきなり全てを自動化しようとすると上手くいかないことがあります。
WinActorのシナリオ作成は、一歩一歩丁寧に進めることが成功の鍵です。

そこで、重要な4つのステップを踏んで作成していく方法を解説します。
効果的なWinActorシナリオ作成のプロセスを学び、RPAのパフォーマンスを最大限に発揮しましょう。

 

 

 

WinActorのシナリオをすぐに作り始めるのではなく、シナリオの設計から始めましょう。
自動化する業務フローの必要なステップや条件を事前に明確にすることが重要です。

まずは、大まかにでも、Excelなどに業務フローを書き出しましょう。
そこから処理内容を追記し、必要な条件等もあれば記載して整理しておくことをおすすめします。

▼設計書の例

誰が見ても理解しやすいように心がけて作成しましょう。
設計書があると、開発者⇔利用者でのコミュニケーションを円滑にするだけでなく、フローの変更や改善の提案をする際にも役立ちます。また、共通の文書を通じて、意見や要望を円滑に共有できます。

 

 

設計が完了したら、WinActorを使用してシナリオを作成しましょう。
設計書を基に各ステップや条件をシナリオに落とし込み、業務フローを再現していきましょう。

また、ログイン処理やデータの入力、特定の操作など、他の業務でも使える部分はサブルーチンやサブシナリオとして分割しておくことをおすすめします。分割することで、同様のフローを含む業務のシナリオ作成を効率的に進めることができます。

 

 

WinActorのサブルーチンは、複数のノード・ライブラリをまとめて、１つの処理として利用するための機能です。
詳しく知りたいという方は、本コラムの別記事にあるWinActorでのサブルーチンの使い方をご覧ください。設定のコツについても解説しています。

WinActorでのサブルーチンの使い方は？設定のコツ３つを説明
記事はこちら

 

 

シナリオ作成後は、正しい動作をするかテストしてみましょう。
テストを行うことで、シナリオや自動化された処理に含まれるバグやエラーを早期に発見し、問題が発生する前に修正や改善を行うことができます。
事前にテストを行うことは、システムの安定性と信頼性を確保するために重要です。
実際の業務環境でシナリオが期待通りに機能するかを確認し、必要に応じて修正します。

 

 

 

シナリオのテストが完了したら、実際の運用環境に導入しましょう。

定期的な監視を行い、必要に応じてメンテナンスを実施して、シナリオが効果的に業務を支援し続けるようにします。業務フローやシステムの変更に応じた調整や改善も、WinActorのシナリオを維持するために必要な要件となります。
RPAの成功の鍵は、継続的な改善と最適化です。

 

 

 

 

 

 

 

シナリオを作成するコツとは？
効果的に作成・運用していくための5つのポイント

WinActorを導入しても、「シナリオ作成がスムーズに進まず、業務効率化につながらない」というお悩みを抱える方が少なくありません。
特に通常業務と兼務でRPAを担当している方は、日々の業務に追われながらシナリオ作成をするのは大変かと思います。

本章では、効果的にシナリオを作成・運用していくための5つのポイントをご紹介します。

 

①作成する目的を明確にする

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シナリオを作成する前に重要なのは、明確な目的を持つことです。
「DXしたい」「現場の業務の負担を減らしたい」「働き方改革をしたい」など、RPAの導入目的を明確に定義し、それに基づいて業務自動化のシナリオを構築し、RPAの展開を進めましょう。
明確な目的があれば、作業の進め方も明快になり、成功への道筋がつけやすくなります。

 

②RPAに適した業務を自動化する

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RPAは、すべての業務に適しているわけではありません。
人間の判断や創造性が必要な業務は、RPAには向いていません。そのような業務を自動化しても、効果を十分に発揮できないことが多いです。
また、手順やシステムのUIなどが頻繁に変わる業務もシナリオの修正が都度発生してしまうため、自動化には適していません。

反復的でルーチンな作業、大量のデータ処理、定型業務などRPAに適した業務を自動化することで、RPAの効果をより実感できるでしょう。

どの業務を自動化したらいいか分からないという方へ｜RPA化対象業務選定のポイントとは？

いざRPAを導入しても、どの業務を自動化すべきか迷っている方も多いかと思います。
RPA化対象業務を選定する際には、選定のポイントも踏まえ、従業員の意見や現場の声も重視し、総合的な視点で判断することが必要です。

さらに、RPA化対象業務の選定や業務の可視化について知りたい方には、以下の資料が役立ちます。
無料でダウンロードいただけますので、是非ご覧ください。

【資料内容】
・RPA化対象業務選定のポイント（自動化が適する業務、適さない業務など）
・業務可視化のメリットとは（DX検討のステップ、業務効率化に繋がる可視化の必要性など）

RPA化対象業務選定のポイントと業務可視化のメリットとは？
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③業務の可視化・見直しをする

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シナリオを作成する前に、その業務がどのような手順で行われているのかを可視化しましょう。
業務の全体像を把握していないまま、シナリオを作成しようとしても、最適な自動化手法やシナリオの構築が難しく、結果として効率性が低下する恐れがあります。

また、業務を可視化したら「ECRSの4原則」を用いて、業務の見直しができないか検討をしてみましょう。

• 排除（Eliminate）   ：不要な業務を排除する
• 結合（Combine）   ：複数の業務を結合する
• 交換（Rearrange）：業務の手順を入れ替える
• 簡素化（Simplify） ：業務を簡素化する

最初に業務手順をきちんと可視化・整理整頓しておくことで、シナリオの作成と作成後の改善もスムーズに行えます。

 

④シナリオ作成のスケジュールを立てる

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シナリオを作成する際には、作成のスケジュールを立てておくと良いでしょう。
作業の優先順位を設定し、各段階に期限を設けることで、進捗を把握しやすくなります。

また、通常業務と兼務でRPA業務も担当していて、シナリオ作成の時間が確保できない……という方もいると思います。その場合は、シナリオ作成時間を確保するため、「シナリオ作成者のルーティン業務から自動化する」というのもひとつの手です。他にも「1日2時間はシナリオ作成の時間に割く」など、作業時間を区切って取り組み、集中できる環境を整えていきましょう。

 

⑤自動化は少しずつ行う

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自動化を進める際には、一度にすべてを自動化しようとせず、段階的に進めることをおすすめします。
いきなり大規模な業務の自動化を一度に行うと、システムやシナリオに予期せぬエラーやバグが発生するリスクが高まります。これにより、業務の停滞や正確性の低下が引き起こされる可能性があります。

まずは、小さい業務などから作業を自動化して効果を測定し、その都度改善を加えながら自動化の範囲を進めることで、シナリオの安定性を確保し、リスクを最小限に抑えることができます。

 

 

WinActorの学習方法

WinActorは、プログラミング知識がない方でもシナリオを作成できますが、学習することでより効率的にシナリオ作成を進めていけると思います。
WinActorの学習方法はいくつかあり、無料で活用できるものもあるので、ぜひ活用してみてください。

 

マニュアルや無料コンテンツを活用

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WinActor公式のマニュアルや無料で提供されているコンテンツを活用すると良いでしょう。

WinActor資材には簡易マニュアルや操作マニュアルなどが同梱されています。
もしくは、WinActorを起動した際に表示されるウェルカムページからも各種マニュアルを確認できます。マニュアルには基本的な操作から高度な機能の解説まで含まれており、自分のペースで学ぶことができます。

また、ウェブサイトやYouTubeなどで公開されている無料の動画コンテンツなども役立ちます。
初心者から上級者まで、幅広いレベルの知識を習得できます。

ヒューマンリソシアRPA公式YouTubeチャンネルでも全ライブラリ動画をアップロードしています！

• 自動記録アクション
• Excel関連
• WinActorノート
• 構造データ関連　など

 

ユーザーフォーラム

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株式会社NTTデータが運営するWinActorのユーザーフォーラムがあります。
他のWinActorユーザー同士で質問し回答を得たり、RPAに関する情報や話題を交換したりすることで、お互いの知識やノウハウを共有できるコミュニケーションサイトです。

自身が直面している課題について、他のユーザーの経験や知識を参考にすることで、課題解決に役立ちます。アカウント登録をすれば、無料で活用できるのでぜひ、活用してみてください。

 

研修・e-ラーニング

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WinActorを独学で学んでいる方も多いと思いますが、まずは基礎から効果的に学ぶためには、研修やe-ラーニングを活用することもひとつの手です。
専門のトレーナーや講師による研修では、より体系的で実践的な知識を習得できます。さまざまなレベル・形式の研修が提供されているため、自分の学習スタイルやレベルに応じて学習できます。
また、e-ラーニングでは場所を選ばず、自分のペースで学習できるのでおすすめです。

1万人以上の教育実績！
ヒューマンリソシアのWinActor研修・e-ラーニング

RPA(WinActor)シナリオ例｜サンプル集

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一からシナリオを作成することは、簡単ではないかと思います。
そこで、WinActorシナリオの例として、サンプルシナリオ集を活用するのもおすすめです。
実際にあるシナリオを見ることで、シナリオの書き方やライブラリの使い方など実践的なシナリオ作成のイメージを具体化することができます。

株式会社NTTデータでは、WinActorシナリオ作成動画と合わせてサンプルシナリオを公開しているので初心者の方におすすめです。
シナリオを使った基本操作を動画で解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
WinActorシナリオ作成動画一覧（サンプルシナリオ付き）

 

 

まとめ

WinActorを使用して業務を自動化するには、シナリオ作成が不可欠です。
本コラムでは、以下の内容についてご紹介しました。

・シナリオ作成についての基本
・WinActorシナリオ作成のステップ
・シナリオ作成のコツと効果的に運用するためのポイント
・WinActorの学習方法

シナリオを作成する際には、まず業務手順を可視化し、RPAに最適な業務を選ぶことが重要です。
また、シナリオ作成の時間が確保できるようにスケジュールを立てた上で、自動化を段階的に進めていきましょう。

さらに効率的にシナリオの作成をするには、自身のスキルを向上させることも必要になります。
無料コンテンツやシナリオのサンプル集、必要に応じて研修やe-ラーニングなどを利用して、スキルや経験を高めていきましょう。

 

WinActorの導入・活用に関してお悩みの方へ

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・せっかく導入したのに活用できていない
・どの業務をRPA化すれば良いのか分からない
・WinActorの使い方や人材育成のノウハウを知りたい　など

WinActorの導入・活用に関する課題は、ヒューマンリソシアにご相談ください。
導入支援実績850社超の当社が、WinActorの導入支援や施策の総合的なサポートをいたします。
さらに、WinActorのノウハウ共有やセミナー、資格取得の支援など、導入後のフォローも行います。

 

シナリオ作成がうまくいかない時は？｜シナリオ作成代行

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シナリオ作成がうまく進まない場合は、シナリオ作成代行を利用するのもひとつの手かと思います。
シナリオ作成の負担が削減されるだけでなく、新たに自社でシナリオを作成する際に、経験豊富なエンジニアが作成したシナリオを参考にできるというメリットもあります。

当社では、貴社へ訪問またはオンラインで、実際のシナリオを見ながらのアドバイス・QA 対応なども実施しています。シナリオ作成支援・技術支援・運用面の疑問など、まずは一度ご相談ください。

 

継続的に効果が出るRPA運用をするには？｜WinActorシナリオ作成のガイドライン

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RPAの導入が進むと、運用面で新たな課題が生じることがあります。

RPAの活用を最大限に発揮するためには、明確なシナリオ作成のガイドラインや運用ルールなどを事前に定めておくことが重要です。
ガイドラインや運用ルールがないと、業務が属人化したり、一部の人でのみ運用しているため、大きな効果につながらない……など様々な問題が発生します。

ヒューマンリソシアでは、プロのコンサルタントが貴社に最適なルール・体制構築のサポートが可能です。今後、RPAの全社展開・浸透をお考えの方におすすめです。

 

 

本コラム内容について

各コラムの内容は、執筆時点での情報を元にしています。
製品バージョンアップなどにより、最新ではない場合がありますので、最新の情報は、NTTアドバンステクノロジ株式会社や株式会社NTTデータの公式WinActorウェブサイトなどを参考にすることをおすすめいたします。

各コラムの内容は、利用することによって生じたあらゆる不利益または損害に対して、
弊社では一切責任を負いかねます。
一つの参考としていただき、利用いただく際は、各社のルール・状況等に則りご活用いただけますと
幸いです。

※「WinActor®」は、NTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。