RPA(WinActor）でできること｜WinActorとは？どんな業務を自動化できる？

 

 
RPA（WinActor）という名称は聞いたことはあっても、具体的な活用イメージや、自動化する対象となる業務のイメージが湧かない方もいらっしゃるかもしれません。

本コラムでは、RPA(WinActor）でできることを知りたい方に向けて、WinActorとは何かという点と、WinActorの得意な業務、不得意な業務を解説します。
また、WiActorで自動化できる身近な業務の事例を複数挙げてご紹介します。

実際にRPAを導入するにあたって役立つ、RPA化の対象業務を選定する方法についても解説しますので、WinActorについて順に理解を深めていきましょう。

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目次　

• RPA（WinActor）とは
• RPA（WinActor）の得意な業務とは？
• RPA（WinActor）の不得意な業務
• RPA（WinActor)でできること｜身近な業務効率化事例
• RPA化の対象業務を選定する方法をご紹介
• まとめ

RPA（WinActor）とは

RPAとは、ホワイトカラー業務を自動化・効率化する仕組みのことです。従来のExcelマクロなど、 一つのアプリ内のみを自動化するツールとは異なり、複数のアプリケーションを横断した一連の作業の自動化が可能です。

各種DXツールの中でも「定型業務の自動化ツール」として、低コスト・短期間で効果を発揮するツールとして注目されています。

また、RPAには多くのツールがありますが、その中でも、WinActorは難しい操作やプログラミング知識がなくても直感的に操作できる、純国産のRPAソリューションです。

本章では、WinActorの主な機能と、RPA（WinActor）でできること・できないことを解説します。

 

WinActorの主な3つの機能

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WinActorは、「シナリオ」と呼ばれる業務手順を記録した内容に基づいて動作します。
以下の3つの機能を使い、人の代わりにWinActorが作業できるようにシナリオを作成する必要があります。

「記録」
コンピューター上の操作を、様々な方法でWinActorが記録します。

「編集」
WinActorで記録されたシナリオを、WinActor上で編集・作成します。

「実行」
作成したシナリオに従って、WinActorが作業を実行します。

 

RPA（WinActor）でできること・できないこと

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RPA（WinActor)でできること、できないことを大きく分けると以下のようになります。


＜できること＞
・パソコン上で行う、電子化された情報を扱う定型事務作業の自動化

＜できないこと＞
・パソコン上で行わない業務
・経験に基づく判断が必要な作業（人間のように考えて判断する作業）

それでは、次章でもっと詳しくご紹介します。

 

RPA（WinActor）の得意な業務とは？

RPA（WinActor）はパソコン上で電子化された情報を扱う定型事務作業の自動化が可能であることが分かりました。
では、次に主にどのような業務が得意分野となるのかを、5つの例を挙げて解説します。

 

①決められたことを繰り返し行う定型事務業務

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データのコピー＆ペーストなど、決められた作業を繰り返し行う事務作業は
RPA（WinActor)の得意分野と言えるでしょう。

作業手順が定型である業務は、RPA（WinActor）での自動化に適しています。

 

②データ入力・出力・大量データの処理

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データ入力やデータ出力など、一度に大量のデータを処理するような業務も得意分野です。

人間が作業を行う場合、一度に大量のデータ処理を行うとミスが発生しやすいですが、RPA（WinActor）を使用すれば、高速かつ単純ミスゼロで、24時間365日いつでも処理することが可能です。

 

③情報収集：データ収集・集計・加工

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毎回同じサイトやシステムにアクセスして同じ条件で情報を収集するデータ収集業務や、取得した情報の必要部分のみを定型フォーマットに加工・集計する業務も、RPA（WinActor）での処理に適しています。

 

④複数アプリケーションを横断した同時処理

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AS/400のようなオフィスコンピュータ、ExcelなどのMicrosoft Office系のアプリケーション、Google ChromeやMicrosoft Edgeなどのブラウザ、企業内の基幹系システムなど、企業の業務では複数のアプリケーションを使用し、横断して事務作業を行うことが多いのではないでしょうか。

RPA（WinActor）はパソコン上の様々なアプリケーションを複数横断して同時処理を行う作業も得意としています。

 

⑤問い合わせ対応に付随する業務の自動化

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問い合わせ対応は人間しかできないと思われがちですが、付随する事務業務が決められた作業手順であれば、RPA（WinActor）を使用して自動化することが可能です。

例えば、問い合わせに関する特定の件名のメールが届いていないか確認し、該当の件名を見つけ出して、定型文の返信をする場合、返信用のテンプレートを用意しておくことで、RPAが自動で返信します。

「特定の件名のメール」や「定型文の返信」といったように作業の条件が決まっていることからRPAを使用した自動化の対象となります。



上記の5つの例から、RPAの得意分野である業務には以下の3つのポイントがあると
言えるでしょう。

・条件が決まっている
・データ化されている
・定型的な業務である

 

RPA（WinActor）の不得意な業務

RPAは高速かつ単純ミスゼロで24時間365日稼働が可能です。新たな労働力として人の業務を補完し、例えば以下のような効果を発揮することが期待されます。

・事務工数を削減し、人的資源を確保
・従来のシステムでは、仕様変更にコストと時間がかかったが、RPA化により業務修正が容易に
・単純ミスの排除により、業務品質、業務効果の向上
・単純業務はRPAに任せ、人間にしかできない業務に専念する　

しかし、RPA（WinActor）にも不得意な業務は存在します。

業務の自動化・効率化を検討した際、RPAは選択肢の一つとして挙げられる事が多いですが、RPA以外のDXツールの導入が適している場合もあります。
自社に合った、より効果的な業務効率化の方法を選択するため、RPAの不得意な業務も知っておくと良いでしょう。

 

判断が求められる業務

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RPAは、人間のように経験や状況に応じた判断や、目で見て判断するような業務を行うことはできません。
ただし、判断の条件・基準が明確な業務であれば、そのルールをシナリオに組み込んでRPAで自動化することが可能です。

例えば、「平日は処理を行い、休日は処理をスキップする」という業務の場合、休日の定義を設定していなければ、WinActorには判断できません。人間であれば、ある程度判断できることであっても、WinActorのシナリオの中に組み込む必要があります。

 

複雑な処理が必要な業務

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条件が決まっており、判断基準が明確な場合でも、分岐が多く、複雑な処理が必要な業務は、RPAを動かすシナリオ作成やメンテナンスに時間がかかるため、RPA（WinActor）の不得意な業務と言えるでしょう。

業務フローのすべてをRPA化するのではなく、作業時間短縮などのメリットが期待できる部分のみRPA化し、イレギュラーな分岐の作業部分は人間が対応する、などの検討も必要です。

 

フロー変更が頻繁に発生する業務

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頻繁に業務フローが変更になったり、インターフェースの変更が頻繁に生じるようなシステム画面の操作を含む業務も、変更の度にシナリオの修正が必要になるため、RPA（WinActor）での自動化には向いていないと言えるでしょう。

こちらも複雑な処理が必要な業務と同様に、部分的なRPA化を検討することは可能です。

RPA活用の利点は、従来のシステム開発の適用外と言われていたような小さな業務も、自動化の対象となり、費用対効果を出すことができる点です。

RPA化にあたっては、現在の業務フロー内の作業や工程を見直すことが必要です。しかし、複雑な処理が必要な業務や、フロー変更が頻繁に発生する業務においても、RPA（WinActor）が不得意な部分以外の小さな作業を少しずつRPA化することで、業務時間削減効果を積み重ね、全社的な導入成功に繋げることができます。

 

 

RPA（WinActor)でできること｜身近な業務効率化事例

本章では、社内でよく発生する身近な業務をとりあげ、WinActorでできる業務効率化事例をご紹介します。
ご自身の周辺の業務と照らし合わせて、どのような業務をRPA化できそうかイメージしてみましょう。

 

【経理事務・一般事務】請求書などの発行、日次・週次・月次報告書作成

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毎月行う請求書の発行や、日次・週次・月次で行う決まった内容の報告書の作成は、
特定のファイルからExcelや社内システムの決まった箇所に情報を入力して保存、出力するといったフローで行うことが多いのではないでしょうか。

このような業務もRPA（WinActor）で自動化しやすい定型的な業務と言えるでしょう。

 

【営業・営業事務】営業時間外の受発注・出荷、Excel帳票の作成

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RPA（WinActor）は、事前に設定した時間に自動で処理を実行させることができるため、人間が働いていない営業時間外でもRPA（WinActor）で作業を行うことができます。

例えば、以下のような作業をRPA化することができるでしょう。
・WEBEDIなどにログインし、受発注データや出荷データのアップロード・ダウンロード
・WEBサイトにアクセスし、未受信のEDIデータを受信。受信したEDIデータで受信漏れがないかチェックし、担当者へ完了連絡

また、決まったフォーマットでExcelで作成が必要な帳票類も、入力やデータ加工、集計等の作業をRPAで代替することができます。

 

【カスタマーサポート】問い合わせ対応の一部

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多数のお客様からの問い合わせに対し、複数の社内システムから回答データを抽出し、その結果をメールで返信するような作業は、ボリュームが大きく、繰り返しが多い作業と言えるかと思います。
手作業で回答内容を作成すると、煩雑でミスが発生しやすいですが、以下のようにRPA（WinActor）での自動化を検討することもできるでしょう。

例）
①人：CRMシステムに問い合わせ内容を入力します。
②RPA(WinActor）：問い合わせ内容をCRMシステムからデータ抽出し、
他の社内システムから回答データを検索・抽出します。
検索・抽出した回答データを元に、回答用のテキストを作成し、CRMシステムにテキストファイルを送信します。


このように、RPAを連携させることで、大量のお問い合わせがある場合も、効率的な対応が可能となります。

 

【営業・営業事務】在庫管理

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在庫管理に関する作業もRPA（WinActor）で自動化できる作業の一つです。

例）
RPA（WinActor）が在庫管理システムに時間を決めてログインし、最新の在庫状況をダウンロード。その後、Excelに転記してファイルを作成。

 

【人事総務・営業・管理】情報収集、データの整合・ダウンロード

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インターネットから情報収集するような作業は、RPA（WinActor）の得意分野です。具体的には以下のような事例が挙げられます。

例）
・社員入力情報をもとに交通費・経路・地図情報などの大量検索
・法令情報・入札情報・競合他社情報・株価・天気など毎日WEBサイトから収集し、転記

また、データの整合やダウンロードといった作業の自動化においても以下の事例が参考となるでしょう。

例）
RPA（WinActor）が基幹システムから各店舗の売上データをダウンロードし、
他のWEBサイトからダウンロードした天気・気温データと組み合わせたレポートを作成。

 

【営業事務・人事総務】各種メールの送信

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メールの送信についても以下の例のように、RPA（WinActor）で自動化することができるでしょう。

例）
・最新の在庫状況をまとめたExcelファイルを営業担当者に決まった時間にメール送信
・部内備品の借用期限日の超過している人のみリストから抽出し、メール送信

 

＜参考＞OCRの活用で業務の幅が広がります。

OCRとは、Optical Character Recognition（光学式文字読取）の略であり、従来のOCRにAIを搭載したものをAI-OCRと言います。前後の文字や学習データから文字を連想し、手書きなどの読み取りづらい文字の認識率を向上させる技術であり、申込書や領収書などの紙帳票をデジタルデータ化することができます。

AI-OCRでデジタルデータ化することで、RPA（WinActor）と組み合わせて使用することが可能になります。従来は目で紙を見て確認・入力していた内容も、AI-OCRで読み取り後、すぐに社内システムにRPAで自動アップロードする、という一連の自動化も実現できるでしょう。

AI-OCRの活用についてさらに詳しく知りたい方は以下をご覧ください。
https://dx-pro.resocia.jp/dx-suite

 

 

RPA化の対象業務を選定する方法をご紹介

最後に、RPA導入に向けて、RPA化に適した業務のポイントを再度ご紹介し、RPA化の対象業務を選定する方法をステップごとに解説します。

ステップ1からステップ3を参考に、業務の見直しとともに、RPA化対象業務の選定を進めていきましょう

 

RPA化に適した業務

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RPA化に適した業務のポイントは以下の3つとなります。

・条件が決まっていること
処理方針や判断ルールが明確である。

・データ化されていること
取り扱う情報が電子化されている。

・定型的な業務であること
突発的な業務であっても大量の反復操作があれば適応可能です。

 

ステップ1：現行業務の洗い出し、見直し

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RPA化の対象業務を選定する方法のステップ1として、現在行っている業務を洗い出し、見直していきます。

業務の洗い出し方としては、日、週、月、年単位にわけて、現在行っている業務とともに、各業務の所要時間も記載し、棚卸していきます。
業務を見直す際には、以下の3点に注意しましょう。

①業務の「目的」を明確にする
②「工程」を分解して可視化する
③「工程」にムダが含まれていないか、適切であるかを見極める。

 

ステップ2：自動化できそうな業務の選定

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ステップ2では自動化できそうな業務を選定していきます。

RPA化する業務を選定するポイントは以下の通りです。
RPA化に適した業務のポイントも踏まえて検討しましょう。

● RPA化可能な定型作業か
業務の条件が明確であるかを確認します。

● 作業時間短縮など、RPA化することでメリットがあるか
RPAに作業を任せることで、どのくらい工数が削減できるかも考えてみましょう。

● 導入しやすいもの
複雑な作業よりも単純な作業の方が導入しやすいでしょう。いきなり業務全体の自動化を目指すのではなく、まずはその中の転記作業だけRPA化するなど、スモールスタートがおすすめです。

ステップ1、2で行うRPA化対象業務選定や業務可視化の具体的な方法を知りたい方は、以下の資料が参考になるでしょう。

業務棚卸し・シナリオ作成準備シート付き
「RPA化対象業務選定のポイントと業務可視化のメリットとは」

無料資料ダウンロードはこちら
https://dx-pro.resocia.jp/form/web_document-7

 

ステップ3：自動化対象業務の決定

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ステップ2で選定した業務の中から、優先順位をつけて自動化対象業務を決定し、シナリオ作成準備に移ります。
優先順位のつけ方は自動化の目的によって異なりますが、自動化した場合の実施時間や効果、シナリオ作成の難易度などを整理して検討します。

業務の流れを把握し、使用するデータの流れや作業手順などの全体像を書き出して、シナリオの基となる、設計書やフローチャートを作成します。その後、シナリオ作成に取り掛かりましょう。


RPA（WinActor）のシナリオの設計書・フローチャート作成、初歩的なシナリオ作成について、さらに理解を深めたい方は、以下の関連記事もご覧ください。


WinActorのシナリオを初心者が作成する為のコツ！サンプル、作り方、代行の費用などを解説

記事はこちら
https://dx-pro.resocia.jp/rpa_column/017

まとめ

本コラムでは以下の内容をご紹介してきました。

• RPA（WinActor）でできること、できないこと
• RPA（WinActor）の得意な業務・不得意な業務
• RPA化の対象業務を選定する方法

RPA(WinActor）でできることを身近な業務事例を挙げてご紹介してきましたが、WinActorは多様な業務を自動化することが可能です。

RPA(WinActor）が得意な業務と不得意な業務を理解し、適切な業務を選定して自動化することで、業務効率化とコスト削減を実現していきましょう。

 

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・RPA（WinActor）の操作性を確認したい
・他社のRPA推進、導入効果について知りたい
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これらの疑問を解決し、業務効率化に向けた取り組みを進めるために、以下の資料やセミナーをご活用ください。

 

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本コラム内容について
各コラムの内容は、執筆時点での情報を元にしています。
製品バージョンアップなどにより、最新ではない場合がありますので、最新の情報は、NTTアドバンステクノロジ株式会社や株式会社NTTデータの公式WinActorウェブサイトなどを参考にすることをおすすめいたします。

各コラムの内容は、利用することによって生じたあらゆる不利益または損害に対して、
弊社では一切責任を負いかねます。
一つの参考としていただき、利用いただく際は、各社のルール・状況等に則りご活用いただけますと
幸いです。

※「WinActor®」は、NTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。
※Microsoft、Microsoft Office、Microsoft Edgeは、米国Microsoft Corporationの米国および

　その他の国における登録商標または商標です

 

出展：「ヒューマンリソシア株式会社　WinActorサービスのご案内」資料
出展：「～一緒に学ぼう！実践トレーニング①～RPA化の対象業務選び方研修テキスト_Ver.1.5」資料
出展：「ヒューマンリソシア株式会社　WinActorハンズオンセミナー資料」資料
出展：「ヒューマンリソシア株式会社　WinActorオンライン研修テキスト【中級編】第8版(Ver4.1)」資料
出展：NTTアドバンステクノロジ株式会社　WinActor × CRMシステム
出展：NTTアドバンステクノロジ株式会社　WinActor × 基幹システム
出展：「ヒューマンリソシア株式会社　AI-OCRを活用した自動化・効率化のご案内」資料