企業の生産性向上やコスト削減、業務精度の向上などRPAは、
多くの利点をもたらすことが期待されています。
そんなRPAのなかでも、純国産ツール・国内シェアNo.1として知られているWinActorですが、
「WinActorは使えない」という噂を耳にします。
本当にWinActorは使えないのでしょうか？
本記事では、800社以上のRPA導入支援をしてきた当社が、
「WinActorを実際に利用した人の声」と「WinActorが使えないと言われてしまった要因」をご紹介いたします。
また、RPA導入が無駄にならないための注意点や使いこなしていくコツもご紹介しますので、WinActorの導入を検討している方や導入したものの、うまく活用できていないという方も必見です。
WinActorに限らず、RPA全体に通ずる内容のため、他RPAツールを導入・検討している企業担当者の方も、ぜひご覧ください。
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目次
- WinActorはオワコン？実際に利用した人の声
- WinActorが使えないと言われてしまう5つの要因
- RPA導入が無駄にならないための3つの注意点
- WinActorを使いこなしていくための5つのポイント
- WinActorを使いこなしている企業事例
- WinActorの使い方を学ぶ方法とは？
- まとめ
WinActorはオワコン？実際に利用した人の声
働き方が多様化し、RPAを導入している企業は急速に増えました。
なかでもWinActorは、純国産ツールで操作画面やマニュアルも日本語のため、国内で人気を誇るRPAツールです。
本来は、企業の生産性向上に期待できるツールが、なぜ「使えない」と言われてしまったのでしょうか？
実際にWinActorを利用し、使えなかったという声を3つご紹介します。
利用した人の声①「WinActor業務の時間が確保できなかった」
WinActorで自動化するには、WinActorに指示を出すための業務フローの設計図「シナリオ」を作成する必要があります。プログラミング知識のないユーザーでも容易にシナリオが作成できるため、非IT部門の現場主導型で導入を進めていくケースも多いです。
その場合、通常の業務と並行してWinActor業務を担当することになりますが、事前のきちんとした導入計画や担当者へのサポートがないと、シナリオを作成する時間が確保できずに導入が失敗に終わってしまうことがあります。
利用した人の声②「社内で浸透しなかった」
担当者 |
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RPAに対する理解がないまま、いきなり「WinActorを活用して」と言われても難しいです。
活用することで、どのようなメリットがあるのかなど情報を発信し、継続して活用してもらうための工夫が足りないと、社内でWinActorが浸透しないケースが多いです。
利用した人の声③「導入効果が感じられなかった」
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担当者 |
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RPAの特徴を理解しないまま、RPAに適していない業務を自動化してしまうと、導入効果を感じにくいです。また、負担になっていない業務やボリュームが少ない業務を自動化しても、大きな効果が得られないと感じるでしょう。
本記事では、RPAに適する業務・適さない業務もご紹介していきます。
WinActorが使えないと言われてしまう5つの要因
ここからは、WinActorがなぜ使えないと言われてしまったのか、実際に導入した企業の方からヒアリングして見えてきた「よくある5つの要因」をご紹介します。
WinActorだけでなく、どのRPAツールでも同じことが起こる可能性があります。
失敗事例から、使いこなすための秘訣を学んでいきましょう。
明確な目的を持っていない
「上層部からDX推進するように言われたから」「話題のツールだから」などということが先頭に立ち、焦ってRPAを導入してしまうケースがあります。
何のために導入するのか明確な「目的」がないまま導入してしまうと、社内でRPAが定着せず、結局使われなくなった……なんてことも。
事前に導入する目的を明確にし、慎重な計画と準備を行うことがRPA導入成功への鍵となります。
業務の可視化ができていない
いざ、RPAを導入したものの「どの業務を自動化するべきか分からない」といったお悩みをよく聞きます。
RPAには、自動化が適する業務と適さない業務があります。
業務を自動化する前に業務の可視化やプロセスが把握できていないと、RPAに適してない業務を自動化してしまい、期待していた効果がでないと感じることも。
導入前に、まず業務を可視化し、プロセスの把握から始めることをおすすめします。
社内環境が整っていない
WinActorは、プログラミングの知識は必要としませんが、IT知識が全くない人がいきなり使いこなせるわけではありません。事前にRPAの基礎知識や情報など何もない状態でいきなり「業務を自動化してください」と言われても、難しいケースが多いです。
社内でWinActorを学習する環境や積極的に活用できる環境がないと、WinActorに対するモチベーションや利用頻度が下がってしまいます。
開発・運用ルールを決めていない
開発ルールがなく、各自で自由にシナリオを作成すると
・フォルダ名が変わってシナリオが止まった
・開発者の退職後、何に使っていたシナリオかわからなくなった
などといったことが発生する場合があります。
また、業務の手順や使用しているシステムのUI（ユーザーインターフェース）なども、時間とともに変化していくため、RPA導入後もメンテナンスが必要になります。
人によって、RPAの利用の仕方がバラバラだと、開発・利用が個人に紐づき、 セキュリティ面のリスクが発生することも。結果、社内で導入効果が出ない、広がらないといったケースがあります。
ベンダーのサポート不足
同じWinActorを販売しているベンダーでも、受けられるサポートの内容はベンダーごとに異なります。
導入時・運用後のサポートが充実していないベンダーからライセンスだけ購入すると、問題が発生した時に解決が遅れ、業務に影響を及ぼす可能性があります。
導入・運用時の不安がある場合や、効率的に導入したい場合は、サポート体制が充実しているWinActorベンダーを選ぶことをおすすめします。
RPA導入が無駄にならないための3つの注意点
では、RPA導入の際にどのようなことに注意すべきでしょうか？
RPA導入が無駄にならないための注意点を3つご紹介します。
導入してから「やっぱり使えなかった……」なんて後悔がないようにしましょう。
1.RPAに適した業務を自動化する
RPAは、魔法のツールではありません。
苦手な業務を自動化しても十分な効果が得られません。そのため、RPA対象業務の選定が重要です。
【RPA化が適した業務】
・情報が電子化されているもの
・定常的に発生するもの（もしくは、突発的でも大量の反復操作）
・処理方針や判断ルールが明確なもの
＼どんな業務が適しているの？／
RPA化対象業務選定のポイントについて詳しく知りたい方はこちら
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2.少しずつRPAの導入範囲を広めていく
自動化対象作業を最初からすべてRPAに置き換えても、すぐに上手くいくわけではありません。
一度に広範囲で導入をすると、システムが停止したときのリスクも高まります。
また、RPAツールに限らず新しいツールの導入は、ナレッジが蓄積されていないので現場の社員に負荷がかかります。
まず、効果を測定しやすい作業などから自動化し、効果を確認しながら導入範囲を広めていくと良いでしょう。
社内で少しずつ、経験を積みながら、RPAの展開を段階的に進めることで、トラブルのリスクを低減し、組織全体での成功へ導きます。
3.汎用性の高いシナリオを活用する
汎用性を意識してシナリオを作成することをおすすめします。
例えば、一連の作業全てをひとつにした長すぎるシナリオは、エラーが出ると、原因の特定に時間がかかります。また、メンテナンスの手間も増えてしまうため、1作業ごとなど、作業単位でシナリオを区切ると良いでしょう。
そうすることで、同じ動きをする他のシナリオに適用でき、変更や拡張に対応しやすく、シナリオ作成そのものの効率化を図れます。
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WinActorを使いこなしていくための5つのポイント
WinActorに限らず、いずれのRPAツールも「導入すればDX実現」ではありません。
導入後、継続して成果を出し続けていくことが重要です。
RPA導入前後に気を付けたい、効率的にRPAを使いこなしていくためのポイントを5つご紹介します。
何のために導入するか明確な目的を持つ
RPA導入に成功している企業は、明確な目的をもち、RPAを活用しています。
「目的」としては、例えば以下のような事例が挙げられます。
・DXの実現
・働き方改革の推進
・定型業務の負担軽減
・社内リソースの再調整、戦略的な再配置、本部機能再強化
・業務改善
明確な目的を持つことで効果的なRPA戦略を策定することができます。
導入前にしっかりと計画を立て、目的を定めましょう。
業務を可視化し対象業務を選定する
より効率的なRPAによる自動化のためには、業務を丸ごと自動化するというより、RPAが得意な分野の作業を探して自動化することをおすすめします。
そのためにもまず、業務の可視化をして業務自体の見直しから始めましょう。
業務プロセスを可視化することでRPAに向いている作業が見えてくるだけでなく、業務の無駄なステップや改善できる点も把握することができ、プロセスの改善にも役立ちます。
社員が使える環境を整える
シナリオ作成の際に、わからない点があっても誰にも聞ける環境がないと、作成がスムーズに進みにくいです。現場でRPAをしっかり操作できるように、事前の研修やマニュアルの共有など、社内環境を整えましょう。
また、導入後も継続して活用していくためには、RPAに関わるメンバーのモチベーションの維持・向上のための工夫もあると良いです。RPAによる成功事例などナレッジを社内で共有することで「RPAを使いたい」という人が増え、活用促進に繋がります。
開発・運用ルールを決める
RPA開発ルールや誰がいつメンテナンスするのかなどの運用ルールを決めましょう。
社内展開における方針やルールを明確にすることで、RPAの利用が、社内全体の取り組みになり、管理しやすく、セキュリティ面でも安心の運用に繋がります。
運用ルールに基づいて計画的にRPAを展開することで、問題を最小限に抑え、効果的な自動化の実現を目指しましょう。
ベンダーのサポートを活用する
導入前後の不安がある場合は、ベンダーのサポートを活用するのも一つの手です。
このようなサポートの活用は、RPAの導入を効率的に進められる有効な手段でもあります。
・セミナー
・操作研修
・シナリオ開発代行
・運用コンサルティング
ベンダーごとに対応できる範囲は異なりますので、サポートの活用を検討されている方は事前に確認しておくと良いでしょう。
WinActorを使いこなしている企業事例
では、実際にWinActorを使いこなしている企業はどのような取り組みを行ったのでしょうか？
今回は、食品業界・医療業界・自動車部品製造業界での活用事例をご紹介します。
是非、自社でも取り組めそうな事例があれば、参考にしてみてください。
“人材育成を意識した”RPA導入の取り組み
業種：食品メーカー
法人名：カンロ株式会社様
初めに初級研修と2ヶ月使えるWinActorライセンスで、とにかくWinActorに触って慣れてもらう環境を作りました。さらに学習段階ごとに研修を準備するなど、人材育成の強化に注力しました。
また、導入後に社内で作成したシナリオを発表する成果発表会を実施しました。
徐々に社内でもRPAが認知されていき、「うちの部門でも活用してみたい」と言う声が出て
くるようになりました。
★ポイント
“教育”を意識し、段階ごとに分けたRPA人材育成プログラムで計画的に導入を進めています。
また、成果発表会を実施するなど、RPAに対する社内のモチベーション維持にも取り組んでいます。
医療現場の人員不足問題の解決に向けたRPA活用術
業種：医療
法人名：宗教法人在日本南プレスビテリアンミッション 淀川キリスト教病院様
RPA導入のきっかけは、コロナ禍の影響で医療現場の負担が増えたことです。
技術サポートを活用し、コロナに係る業務の自動化を進めていきました。
技術サポート終了後は、RPA担当者のシナリオ作成時間を確保するため、担当者のルーティン業務を自動化しました。シナリオがある程度できるまでは、通常業務にRPAの業務が増えるので担当者の業務を圧迫してしまいます。
そのため、丸一日RPA業務のみをする日を設定し、シナリオ作成を優先的に進められるようにしました。
結果、シナリオ担当者のルーティン業務で毎日２時間かかっていたものが完全自動化になり、シナリオ作成に割く時間も確保できました。
★ポイント
最初にベンダーの技術サポートを活用し、効率的なRPA導入を実現しました。
また、作業担当者の時間をしっかり確保できるように業務を調整して取り組んだことでWinActorの活用も進んでいます。
カイゼンの三原則を前提としたRPA推進の取り組み
業種：自動車部品メーカー
法人名：株式会社ダイナックス様
カイゼンの三原則と言われている「ヤメル・ヘラス・カエル」をRPA展開の前提として行いました。
まずは業務の棚卸をしてその業務自体を「ヤメられないか」「ヘラせないか」「カエられないか」という目線で観ます。このヘラス・カエルという部分にWinActorを活用して業務改善を行いました。
★ポイント
いきなり業務の自動化を始めるのではなく、業務を可視化し、業務自体の見直しから始めたことで大きな導入効果を出すことに成功しています。
また、RPAをより多くの人に知ってもらうため、社内報やポータルサイトなどでRPAについての情報を発信するなどの取り組みをしています。
WinActorの使い方を学ぶ方法とは？
ここまでは、社内でWinActorを使いこなすための情報をお伝えしていましたが、
「具体的にWinActorを学習するには、どうすればいいか分からない」という方もいるかと思います。
そこで、WinActorの使い方を学ぶ方法を2つご紹介します。
ユーザーフォーラムを活用する
ユーザーフォーラムは、株式会社NTTデータが運営するコミュニケーションサイトです。WinActorユーザー同士が質問や回答・情報交換などを行い、知識やノウハウを共有できます。
実際にWinActorを活用しているなかでわからない点があったら質問したり、他のQ&Aを閲覧したりできます。また、質問に回答することでも自身のスキルアップに繋がります。
登録すると無料で利用できるため、非常におすすめです。
WinActorユーザーフォーラムはこちら
操作研修やeラーニング講座を活用する
知識をインプットする場として、WinActorの無料講座や体験セミナーなどがありますが、より深く学びたいという方は、操作研修やeラーニングの活用をおすすめします。
操作研修では、基礎知識から応用まで各レベルに合わせて受講できます。
また、eラーニングは、オフィスや自宅など好きな場所で空いている時間に効率よく学習可能です。
WinActorの基礎知識だけでなく、シナリオ作成方法など実務的な内容を学べるため、自身のレベルや状況に合わせて、活用すると良いでしょう。
11,500人以上の教育実績！
ヒューマンリソシアのWinActor研修はこちら
まとめ
WinActorは、難しい操作やプログラミングの知識は必要なく、誰でも簡単に使える、国内シェアNo.1のRPAツールです。決して「使えない」ツールではなく、きちんと使いこなすことができれば、企業の生産性向上に大きく期待できます。
導入に迷っている方・不安な方は、まず無料トライアルや体験セミナーでWinActorに触れてみてはいかがでしょうか。実際に触ってみることで自社での活用イメージが湧いてきます。
まずは無料トライアルでRPA「WinActor」をお試し！
「まずは自社で試してみたい」「実物を触ってみたい」という方は無料トライアルでお試しください。
全ての機能が30日間無料でご利用いただけます。
RPA対象業務の選定など不安をお持ちの方は、お気軽にご質問ください。
他RPAツールとの比較・検討にもご活用いただけます。
無料で触って体験！WinActorハンズオンセミナー
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目の前で実際に触って動かしてみることで、WinActorがどのように業務の自動化を行うのか一連の流れを学ぶことができます。
RPAに関する基本的なご紹介もしますので、初めての方でも安心してご参加いただけます。
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・WinActorとは？
・よくある失敗例
・導入を成功に導くポイント
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本コラム内容について
各コラムの内容は、執筆時点での情報を元にしています。
製品バージョンアップなどにより、最新ではない場合がありますので、最新の情報は、NTTアドバンステクノロジ株式会社や株式会社NTTデータの公式WinActorウェブサイトなどを参考にすることをおすすめいたします。
各コラムの内容は、利用することによって生じたあらゆる不利益または損害に対して、
弊社では一切責任を負いかねます。
一つの参考としていただき、利用いただく際は、各社のルール・状況等に則りご活用いただけますと
幸いです。
※「WinActor®」は、NTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。
出典：「ヒューマンリソシア株式会社 DX支援サービスのご案内」資料
出典：「ヒューマンリソシア株式会社 イベント登壇資料」資料